Wdrożenie ochrony sygnalistów
Ustawa o ochronie sygnalistów weszła w życie 25 września 2024 roku i wdraża dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937. Jeśli na Twoją rzecz pracę świadczy co najmniej 50 osób, masz prawny obowiązek uruchomienia wewnętrznego kanału zgłoszeń. Brak procedur to realne ryzyko kary i odpowiedzialności zarządu.
Wdrożymy wszystko sprawnie i konkretnie, bez zbędnego chaosu. Ochrona sygnalistów powinna być dopasowana do specyfiki Twojego biznesu, nie odwrotnie.
problemy, które chętnie dla ciebie rozwiążemy
Nie wiesz, czy Twoja firma jest objęta obowiązkiem wdrożenia ustawy
Próg 50 osób świadczących pracę brzmi prosto, ale w praktyce pojawiają się pytania. Czy liczyć tylko etaty? Co ze zleceniobiorcami i współpracownikami B2B? Analizujemy strukturę zatrudnienia i dajemy jednoznaczną odpowiedź.
Masz procedury, ale tylko na papierze
Ktoś kiedyś skopiował wzór z internetu, podpisał i wrzucił do szuflady. Tymczasem prawidłowe wdrożenie wymaga konsultacji wewnętrznych z pracownikami lub ich przedstawicielami, działającego kanału zgłoszeń i przeszkolonego zespołu. Tego szablon nie zastąpi.
Sygnalista w firmie brzmi groźnie, ale nie musi.
Wiele zarządów obawia się wdrożenia, bo kojarzy sygnalistów z problemami kadrowymi. Warto wiedzieć, że sprawy z zakresu prawa pracy, które znalazły się w pierwszym projekcie ustawy, zostały ostatecznie wykreślone z jej zakresu przedmiotowego.
Nie wiesz, jak obsługiwać zgłoszenia.
Ktoś złożył zgłoszenie i co dalej? Kto je przyjmuje, kto prowadzi postępowanie wyjaśniające, jakie masz terminy i obowiązki wobec zgłaszającego? Formę, w jakiej należy przyjąć zgłoszenie, również określa ustawa. Pomożemy Ci ułożyć cały ten proces.
Co grozi za brak wdrożenia zgłoszeń wewnętrznych.
Brak procedury generuje nie tylko ryzyko kary finansowej, ale również odpowiedzialność karną, którą ustawodawca przewidział w rozdziale 6 ustawy. Szyjemy procedury pod strukturę Twojej organizacji, nigdy pod gotowe szablony.
dlaczego kpcm
Znamy przepisy i ich praktyczne zastosowanie
Pomożemy Ci wdrożyć ustawę o ochronie sygnalistów, znamy jej ryzyka i wiemy, jak przełożyć je na konkretne działania w Twojej firmie. Bez nadmiernej dokumentacji, ale też bez luk prawnych.
Dostosowujemy wdrożenie do Twojej struktury
Inaczej wygląda wdrożenie w firmie 50-osobowej, a inaczej w spółce z rozbudowaną strukturą, grupą kapitałową i podmiotami powiązanymi. Projektujemy system zgłoszeń dopasowany do Twojej organizacji.
Szkolimy zespół, nie tylko dostarczamy dokumenty
Procedury bez przeszkolonych ludzi to martwe zapisy. Szkolimy osoby odpowiedzialne za przyjmowanie i obsługę zgłoszeń, żeby wiedziały, co robić, gdy zgłoszenie naprawdę wpłynie.
Mówimy wprost, co Cię dotyczy i kiedy
Nie zostawiamy Cię z pytaniem, czy ustawa Cię obejmuje. Analizujemy strukturę Twojej firmy i dajemy jasną odpowiedź, co musisz wdrożyć i w jakiej formie.
Co wchodzi w skład wdrożenia ochrony sygnalistów.
Analiza obowiązków i struktury zatrudnienia
Sprawdzimy, czy ustawa Cię dotyczy. Zweryfikujemy liczbę osób świadczących pracę lub usługi, strukturę organizacyjną i ewentualne powiązania kapitałowe.
Konsultacje wewnętrzne
Prawidłowe wdrożenie wymaga konsultacji z pracownikami lub ich przedstawicielami. Przeprowadzimy Cię przez ten proces krok po kroku, zgodnie z wymogami ustawy.
Szkolenia dla zespołu.
Szkolenie dla osób obsługujących kanał zgłoszeń oraz ogólne szkolenie dla pracowników, żeby wiedzieli, jak i kiedy mogą skorzystać z ochrony przewidzianej ustawą.
Bieżące wsparcie i aktualizacje
rzepisy ewoluują, dlatego zapewniamy bieżące wsparcie i aktualizację dokumentacji, żebyś zawsze pozostawał zgodny z obowiązującym prawem.
Kompletna dokumentacja systemu zgłoszeń
Przygotujemy wszystkie dokumenty wymagane ustawą, od regulaminu zgłoszeń wewnętrznych i procedury obsługi, przez rejestr i upoważnienia, po aktualizację dokumentacji RODO i ocenę skutków (DPIA). Wszystko dopasowane do struktury Twojej organizacji i gotowe do wdrożenia od pierwszego dnia.
Bieżące doradztwo
Dostałeś umowę od marki i nie wiesz, czy warto ją podpisać? Organizujesz nowy konkurs i chcesz sprawdzić regulamin? Umów się na konsultację, odpowiemy konkretnie i bez zbędnej zwłoki.
DOKUMENTY, KTÓRE SKŁADAJĄ SIĘ NA WDROŻENIE
- Regulamin zgłoszeń wewnętrznych, podstawowy dokument systemu z elementami wymaganymi przez art. 25 ustawy.
- Dokumentacja konsultacji, wymaganych przed wejściem procedury w życie, prowadzonych przez 5 do 10 dni (art. 24 ust. 3).
- Procedura obsługi zgłoszeń, z terminami 7 dni na potwierdzenie i do 3 miesięcy na informację zwrotną oraz zakazem działań odwetowych.
- Instrukcja zarządzania kanałem, czyli jak przyjmować, rejestrować i prowadzić zgłoszenia z zachowaniem poufności (art. 27).
- Rejestr zgłoszeń i protokół przyjęcia, prowadzenie rejestru to obowiązek z art. 29 ustawy.
- Upoważnienia dla osób przyjmujących zgłoszenia, w zakresie ustawy i przetwarzania danych osobowych.
- Klauzule informacyjne dla pracowników i współpracowników, zgodne z ustawą i RODO.
- Aktualizacja dokumentacji RODO, czyli rejestr czynności, polityka ochrony danych i analiza ryzyka.
- Ocena skutków dla ochrony danych (DPIA) zgodnie z art. 35 RODO, gdy system wiąże się z wysokim ryzykiem.
Dla kogo jest ta usługa
Próg 50 osób z ustawy o ochronie sygnalistów brzmi prosto, ale liczy się inaczej, niż się wydaje, bo do limitu wchodzą nie tylko etaty. Do tego część podmiotów ma obowiązek niezależnie od liczby osób świadczących pracę. Nie wiesz, czy Twoja organizacja jest objęta? To pierwsze pytanie, na które odpowiemy, zanim cokolwiek wdrożymy.
Spółki zatrudniające od około 50 osób
Grupy kapitałowe i struktury z podmiotami powiązanymi
Firmy łączące etaty, zlecenia i kontrakty B2B
Podmioty, które już dziś są instytucją obowiązaną w innych obszarach, na przykład w AML czy compliance
Podmioty z sektora finansowego, które obowiązek wdrożenia mają niezależnie od liczby osób świadczących pracę
Firmy które wdrożyły już procedurę i chcą sprawdzić, czy spełnia wymogi ustawy
CO GROZI ZA BRAK WDROŻENIA
Ustawa o ochronie sygnalistów nie kończy się na karze finansowej. Rozdział 6 przewiduje odpowiedzialność karną, która dotyka konkretnych osób, nie tylko organizacji. Większości tych ryzyk da się uniknąć, jeśli procedura powstanie zanim wpłynie pierwsze zgłoszenie.
ART. 58 USTAWY
grzywna
za brak procedury zgłoszeń wewnętrznych lub jej ustanowienie z istotnym naruszeniem wymogów, w trybie wykroczeniowym.
ART. 55 USTAWY
do 3 lat więzienia
za działania odwetowe wobec sygnalisty, przy działaniu uporczywym do 3 lat pozbawienia wolności.
ART. 54 USTAWY
do 3 lat więzienia
za utrudnianie zgłoszenia, gdy sprawca użył przemocy, groźby bezprawnej lub podstępu.
ART. 56 USTAWY
do 1 roku więzienia
za ujawnienie tożsamości sygnalisty, obok grzywny i ograniczenia wolności.
Słowniczek pojęć o ochronie sygnalistów
- Sygnalista - osoba, która zgłasza lub ujawnia informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą.
- Zgłoszenie wewnętrzne i zewnętrzne - wewnętrzne to przekazanie informacji o naruszeniu kanałem ustanowionym w organizacji, zewnętrzne to zgłoszenie do właściwego organu publicznego.
- Kanał zgłoszeń - ustanowiony przez organizację sposób przyjmowania zgłoszeń, na przykład pisemny, ustny lub elektroniczny.
- Działania odwetowe - bezpośrednie lub pośrednie działania wobec sygnalisty w związku ze zgłoszeniem, na przykład zwolnienie, degradacja czy szykany, zakazane przez ustawę.
- Osoba świadcząca pracę - zbiorcze określenie obejmujące wszystkie osoby fizyczne wykonujące pracę lub usługi na rzecz podmiotu, niezależnie od podstawy współpracy. Kategoria szersza niż „pracownik" z Kodeksu pracy, obejmuje też zleceniobiorców (art. 750 KC), wykonawców umów o dzieło (art. 627 KC), współpracowników B2B, a często także praktykantów, stażystów i wolontariuszy.
- DPIA - ocena skutków dla ochrony danych wymagana przy wdrożeniu systemu zgłoszeń, przeprowadzana zgodnie z art. 35 RODO.
najczęstsze pytania
Czy obowiązek dotyczy mojej firmy?
Jeśli pracę świadczy na Twoją rzecz co najmniej 50 osób, najprawdopodobniej tak. Do progu wliczasz nie tylko etaty, ale także część zleceniobiorców i osób na B2B. Strukturę zatrudnienia analizujemy i dajemy jednoznaczną odpowiedź.
Czy wystarczy pobrać wzór procedury z internetu?
Nie. Prawidłowe wdrożenie wymaga konsultacji z pracownikami lub ich przedstawicielami, działającego kanału zgłoszeń i przeszkolonego zespołu. Procedura z istotnym naruszeniem wymogów jest zagrożona karą tak samo jak jej brak.
Czy przez sygnalistów pracownicy zaczną zgłaszać spory pracownicze?
Nie w tym trybie. Sprawy z zakresu prawa pracy zostały wykreślone z zakresu przedmiotowego ustawy. Ochrona sygnalistów dotyczy zgłaszania naruszeń prawa, nie konfliktów kadrowych. Te ostatnie układamy osobno w ramach prawa pracy.
Kto w firmie obsługuje zgłoszenia i jakie ma terminy?
Wyznaczona, upoważniona osoba lub komórka. Ustawa nakłada konkretne terminy, między innymi na potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia i przekazanie informacji zwrotnej, oraz obowiązek zachowania poufności tożsamości sygnalisty.
Czy muszę przy tym aktualizować dokumentację RODO?
Tak. Kanał zgłoszeń to nowy proces przetwarzania danych, który zwykle wymaga aktualizacji rejestru czynności, polityki ochrony danych oraz przeprowadzenia oceny skutków (DPIA) zgodnie z art. 35 RODO.
OCEŃMY TWOJĄ PROCEDURĘ I KANAŁ ZGŁOSZEŃ POD KĄTEM USTAWY.
Umów bezpłatne spotkanie. Zaczynamy od analizy struktury zatrudnienia i ustalenia, czy obejmuje Cię obowiązek, a następnie sprawdzamy procedurę, kanał zgłoszeń i dokumentację pod kątem wymogów ustawy. Proponujemy konkretne zmiany, żeby system działał zgodnie z prawem, zanim trafi do niego pierwsze zgłoszenie.