Paliwo to jeden z najczęściej pojawiających się wydatków w działalności gospodarczej. Dla wielu firm samochód jest nie tylko środkiem transportu, lecz narzędziem pracy – bez którego trudno byłoby świadczyć usługi, dojeżdżać do klientów czy dostarczać towary.
Nic więc dziwnego, że temat rozliczania paliwa w kosztach uzyskania przychodu od lat budzi pytania i wątpliwości. Czy każde paliwo można wliczyć w koszty? Co jeśli samochód służy również do celów prywatnych? Jakie znaczenie ma forma użytkowania auta – własność, leasing czy użyczenie?
Spis treści
Czym jest koszt uzyskania przychodu
Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT), kosztami uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodu, zachowania lub zabezpieczenia jego źródła, z wyjątkiem tych, które ustawa wprost wyłącza (art. 23 ustawy).
To oznacza, że każdy koszt firmowy musi mieć:
- związek z działalnością gospodarczą,
- racjonalne i gospodarcze uzasadnienie,
- odpowiednie udokumentowanie,
- charakter rzeczywisty, a nie osobisty.
Wydatki na paliwo zazwyczaj spełniają te kryteria, ponieważ samochód często jest niezbędny w prowadzeniu firmy — pozwala na kontakt z klientem, realizację usług, transport towarów lub dojazdy do kontrahentów. Jednak to, w jakim zakresie paliwo może być zaliczone do kosztów, zależy przede wszystkim od tego, w jaki sposób przedsiębiorca korzysta z pojazdu.
Zależność między rodzajem pojazdu a możliwością odliczenia paliwa
Nie istnieje jedna uniwersalna zasada dla wszystkich przedsiębiorców. Rozliczanie paliwa zależy od tego, jak samochód jest wykorzystywany w działalności – czy jest wpisany do ewidencji środków trwałych, używany prywatnie, czy leasingowany.
Każdy z tych przypadków ma odrębne skutki podatkowe.
a) Samochód firmowy ujęty w ewidencji środków trwałych
To najczęstszy przypadek wśród przedsiębiorców. Jeśli samochód jest własnością firmy i został wprowadzony do ewidencji środków trwałych, stanowi składnik majątku przedsiębiorstwa, a wydatki na paliwo można rozliczać jako koszty uzyskania przychodu — ale z pewnymi ograniczeniami.
Od 2019 roku obowiązują przepisy, które wprowadziły limitowanie kosztów użytkowania samochodów osobowych w działalności gospodarczej.
Zasada jest następująca:
- jeśli samochód jest wykorzystywany wyłącznie do celów firmowych, przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów 100% wydatków na paliwo,
- jeśli samochód jest używany zarówno służbowo, jak i prywatnie, można rozliczyć 75% wydatków.
Aby przedsiębiorca mógł zastosować pełne, czyli stuprocentowe odliczenie wydatków związanych z paliwem, musi spełnić kilka formalnych wymogów. Przede wszystkim konieczne jest prowadzenie szczegółowej ewidencji przebiegu pojazdu, w której uwzględnia się wszystkie trasy, daty, cele podróży oraz liczbę przejechanych kilometrów. Dodatkowo samochód należy zgłosić do urzędu skarbowego na formularzu VAT-26, co potwierdza jego wykorzystywanie wyłącznie w działalności gospodarczej. Niezbędne jest także faktyczne wykluczenie użytkowania pojazdu do celów prywatnych, ponieważ nawet okazjonalne wykorzystanie samochodu poza działalnością automatycznie pozbawia prawa do pełnego odliczenia i ogranicza możliwość rozliczenia kosztów do 75% wartości poniesionych wydatków.
Brak ewidencji lub jakiekolwiek dowody użycia prywatnego automatycznie obniżają limit kosztów do 75%.
Przykład: Pan Michał prowadzi firmę budowlaną i posiada samochód wpisany do ewidencji środków trwałych. Samochód służy głównie do przewozu pracowników i narzędzi, ale czasem używa go do prywatnych wyjazdów weekendowych. W takiej sytuacji może rozliczyć w kosztach 75% wydatków na paliwo, ponieważ nie prowadzi ewidencji przebiegu i samochód jest użytkowany w sposób mieszany.
b) Samochód prywatny wykorzystywany w działalności gospodarczej
Wielu przedsiębiorców, szczególnie na początku prowadzenia działalności, korzysta z własnego samochodu, który nie został wprowadzony do majątku firmy. W takiej sytuacji również można rozliczać paliwo, jednak w bardzo ograniczonym zakresie.
Od 2019 roku zniesiono obowiązek prowadzenia tzw. kilometrówki dla samochodów prywatnych, ale wprowadzono limit rozliczenia. Przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów tylko 20% wydatków związanych z użytkowaniem samochodu, w tym także paliwa. Pozostała część wydatków uznawana jest za prywatną i nie może obniżać podstawy opodatkowania.
Przykład: Pani Katarzyna prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą i korzysta z prywatnego auta, którym dojeżdża do klientów. W danym miesiącu zatankowała za 800 zł. W rozliczeniu podatkowym może ująć tylko 20% tej kwoty, czyli 160 zł. Reszta wydatku ma charakter osobisty i nie podlega odliczeniu.
c) Samochód w leasingu
W przypadku leasingu zasady są bardzo podobne jak przy samochodach firmowych. Jeśli leasingowany pojazd wykorzystywany jest wyłącznie służbowo, przedsiębiorca może rozliczyć 100% wydatków na paliwo. Jeżeli jednak używa go również prywatnie – obowiązuje limit 75%.
Podobnie jak w przypadku samochodu firmowego, pełne odliczenie wymaga prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu oraz zgłoszenia do urzędu skarbowego.
Warto też pamiętać, że faktury za paliwo muszą być wystawiane na dane firmy – paragony bez NIP nie są uznawane za dowód księgowy.
Paliwo a podatek VAT – kto i kiedy może odliczyć
Oprócz rozliczenia paliwa w kosztach podatku dochodowego, przedsiębiorca ma również prawo do odliczenia VAT od zakupu paliwa. Zasady te są zbliżone do opisanych powyżej limitów w PIT. Jeśli samochód jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej, można odliczyć 100% VAT z faktury za paliwo. Warunkiem jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu oraz złożenie zgłoszenia VAT-26.
W przypadku samochodów używanych zarówno służbowo, jak i prywatnie, odliczeniu podlega 50% VAT, a pozostała część podatku może zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodu.
Przykład: Pan Tomasz prowadzi firmę usługową. Samochód leasingowy wykorzystuje głównie do dojazdów do klientów, ale również do prywatnych wyjazdów weekendowych. Otrzymuje faktury za paliwo wystawione na firmę.
Może odliczyć 50% VAT od zakupu paliwa, a pozostała część podatku zwiększy koszt uzyskania przychodu. Gdyby prowadził ewidencję i ograniczył użycie pojazdu wyłącznie do celów zawodowych, mógłby odliczać cały VAT.
Dla pełnej zgodności z przepisami należy pamiętać, że przedsiębiorca musi potrafić wykazać, iż zakup paliwa jest związany z działalnością opodatkowaną, a nie z czynnościami zwolnionymi z VAT (np. niektóre usługi finansowe lub edukacyjne).
Jak prawidłowo dokumentować zakup paliwa
Dokumentacja zakupu paliwa to kluczowy element w przypadku ewentualnej kontroli skarbowej. Fiskus nie kieruje się oświadczeniami, lecz dowodami – a podstawowym dowodem jest faktura wystawiona na dane firmy z numerem NIP. Paragon z NIP przedsiębiorcy może stanowić uproszczoną fakturę (do kwoty 450 zł), ale wyłącznie wtedy, gdy zawiera wszystkie wymagane elementy.
Faktury i paragony warto przechowywać chronologicznie, z adnotacją o przeznaczeniu paliwa – np. „paliwo – samochód służbowy XYZ”. Dobrą praktyką jest także dołączanie do nich zapisów z ewidencji przebiegu pojazdu, która potwierdza, że paliwo zostało zużyte w ramach działalności.
W przypadku pełnego odliczenia (100%) brak takiej ewidencji jest automatycznym argumentem dla urzędu do ograniczenia kosztów do 75%.
Paliwo w kosztach przy ryczałcie i karcie podatkowej
Nie każdy przedsiębiorca ma możliwość rozliczania kosztów.
Osoby prowadzące działalność opodatkowaną ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych nie mogą ujmować kosztów uzyskania przychodu, ponieważ ich podatek liczony jest od przychodu, a nie od dochodu. W praktyce oznacza to, że zakup paliwa nie wpływa na wysokość podatku – mimo że jest faktycznym wydatkiem firmowym.
Podobnie sytuacja wygląda w przypadku karty podatkowej – wysokość podatku jest stała i nie zależy od ponoszonych kosztów, więc paliwo nie ma znaczenia dla rozliczeń z fiskusem.
W obu przypadkach jednak przedsiębiorca powinien przechowywać faktury, ponieważ mogą być przydatne np. przy rozliczaniu VAT lub udokumentowaniu wydatków w razie kontroli.
Podsumowanie
Paliwo można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu tylko wtedy, gdy jego zużycie ma bezpośredni związek z działalnością gospodarczą, a przedsiębiorca potrafi to udowodnić rzetelną dokumentacją i zgodnym z prawem sposobem użytkowania pojazdu.
