Od momentu, gdy w 2021 roku wprowadzono obowiązek zgłaszania umów o dzieło do ZUS, przedsiębiorcy coraz częściej pytają: czy po zakończeniu takiej umowy trzeba coś jeszcze zrobić – na przykład wyrejestrować wykonawcę?
To naturalne pytanie, bo w przypadku umów o pracę lub zlecenia zawsze występuje obowiązek zarówno zgłoszenia do ubezpieczeń, jak i wyrejestrowania po zakończeniu współpracy.
W przypadku umów o dzieło sytuacja wygląda inaczej. Choć ZUS wymaga ich zgłaszania, nie podlegają one oskładkowaniu, a tym samym nie tworzą tytułu do ubezpieczeń. Dlatego sposób postępowania z takimi umowami – zarówno przy zawarciu, jak i po ich zakończeniu – różni się zasadniczo od innych form zatrudnienia.
Spis treści
Czy umowa o dzieło podlega składkom ZUS?
Umowa o dzieło jest szczególnym typem umowy cywilnoprawnej, uregulowanym w art. 627 Kodeksu cywilnego. Jej istotą jest osiągnięcie konkretnego rezultatu – dzieła – a nie samo wykonywanie pracy. Z tego powodu, w przeciwieństwie do umowy zlecenia czy umowy o pracę, umowa o dzieło nie stanowi tytułu do ubezpieczeń społecznych ani zdrowotnych. Wykonawca nie jest objęty obowiązkowym ubezpieczeniem emerytalnym, rentowym, chorobowym ani zdrowotnym. Nie opłaca się więc żadnych składek ZUS, a wynagrodzenie jest rozliczane wyłącznie na podstawie podatku dochodowego (PIT-11).
Tę zasadę potwierdza art. 6 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, który w sposób enumeratywny wymienia tytuły do ubezpieczenia – i umowa o dzieło wśród nich nie występuje. W praktyce oznacza to, że w przypadku typowej umowy o dzieło: nie powstaje obowiązek rejestracji ubezpieczeniowej, nie występuje obowiązek składania deklaracji ZUS DRA, nie trzeba zgłaszać wykonawcy na formularzu ZUS ZUA ani wyrejestrowywać go na ZUS ZWUA.
Kiedy trzeba zgłosić umowę o dzieło do ZUS?
Zgłaszanie umów o dzieło do ZUS to obowiązek wprowadzony od 1 stycznia 2021 r. na mocy nowelizacji ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Zgłoszenie nie ma na celu objęcia wykonawcy ubezpieczeniem, ale umożliwienie ZUS-owi monitorowania liczby i rodzaju zawieranych umów o dzieło w Polsce.
Zgłoszenia dokonuje płatnik składek – czyli przedsiębiorca, instytucja lub organizacja, która zawiera umowę o dzieło z wykonawcą. Nie ma znaczenia, czy płatnik zatrudnia pracowników, czy nie – obowiązek dotyczy wszystkich podmiotów prowadzących działalność gospodarczą.
Jak złożyć ZUS RUD i w jakim terminie?
Zgłoszenia dokonuje się na formularzu ZUS RUD (Rejestr Umów o Dzieło), który można przesłać elektronicznie przez platformę PUE ZUS lub w formie papierowej (jeśli płatnik nie ma profilu na PUE). Zgłoszenia trzeba dokonać w ciągu 7 dni od zawarcia umowy o dzieło.
Formularz RUD wymaga podania podstawowych danych: danych zleceniodawcy (płatnika) i wykonawcy (PESEL, NIP, adres), daty zawarcia i wykonania umowy, przedmiotu dzieła, liczby zawartych umów. Nie trzeba dołączać kopii umowy ani przekazywać jej treści – wystarczy informacja, że została zawarta.
Kiedy nie zgłaszasz umowy o dzieło do ZUS?
Obowiązek zgłoszenia nie dotyczy każdej umowy o dzieło. Ustawodawca przewidział dwa wyjątki, w których zgłoszenie nie jest wymagane:
- gdy umowa o dzieło została zawarta z własnym pracownikiem,
- gdy dzieło jest wykonywane na rzecz pracodawcy, nawet jeśli formalnie umowę zawarł inny podmiot.
W tych przypadkach dzieło wiąże się ze stosunkiem pracy, a więc ZUS ma już wiedzę o relacji między stronami.
Czy po zakończeniu umowy o dzieło musisz coś zgłosić?
To najczęściej zadawane pytanie. Odpowiedź jest jednoznaczna: nie, umowy o dzieło nie wyrejestrowuje się z ZUS.
Zgłoszenie formularza RUD ma charakter wyłącznie informacyjny. ZUS nie tworzy na tej podstawie żadnego tytułu do ubezpieczenia, więc nie powstaje „konto ubezpieczeniowe”, które należałoby potem zamknąć. W praktyce oznacza to, że po zakończeniu dzieła: nie składa się formularza ZUS ZWUA, nie sporządza się korekty RUD, nie ma obowiązku raportowania wynagrodzenia w DRA lub RCA.
Jedynym obowiązkiem jest więc jednorazowe zgłoszenie zawarcia umowy, a po jej wykonaniu – przechowywanie dokumentacji na wypadek kontroli.
Jak to wygląda w praktyce?
Przykład 1. Firma marketingowa zawarła z copywriterem umowę o dzieło na przygotowanie 10 artykułów blogowych w okresie 1–30 czerwca. Zgłosiła tę umowę do ZUS RUD w terminie 7 dni. Po zakończeniu pracy copywriter otrzymał wynagrodzenie, a firma nie musi już składać żadnych dokumentów wyrejestrowujących.
Przykład 2. Producent mebli zawarł z własnym pracownikiem umowę o dzieło na zaprojektowanie nowego katalogu produktowego. Ponieważ wykonawca jest jednocześnie pracownikiem tej samej firmy, umowa nie wymaga zgłoszenia do ZUS, a tym bardziej – wyrejestrowania.
Przykład 3. Fotograf wykonujący umowę o dzieło dla agencji reklamowej kończy zlecenie przed terminem i sporządza protokół odbioru dzieła. Umowa pozostaje w aktach firmy, a ZUS nie wymaga żadnych dalszych działań.
Po co ZUS zbiera RUD?
Wielu przedsiębiorców zadaje sobie pytanie: skoro umowy o dzieło nie są oskładkowane, to po co ZUS w ogóle wymaga ich zgłaszania?
Celem nie jest opodatkowanie wykonawców, lecz zwiększenie kontroli nad rynkiem pracy i zapobieganie nadużyciom. ZUS i Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej podkreślają, że dane z formularzy RUD służą celom analitycznym i kontrolnym.
Na podstawie zgłoszeń ZUS może monitorować skalę wykorzystywania umów o dzieło, analizować, czy nie dochodzi do zastępowania nimi umów zlecenia lub pracy, typować podmioty do kontroli, jeśli liczba umów o dzieło budzi podejrzenia, weryfikować, czy dzieła nie są wykonywane przez te same osoby, które mają etat w danej firmie.
Co grozi za brak RUD?
Choć ustawa nie przewiduje konkretnej kary pieniężnej za brak zgłoszenia RUD, nie oznacza to, że można ten obowiązek zignorować. ZUS, prowadząc kontrole, ma prawo zażądać wyjaśnień i korekt, a w razie stwierdzenia, że zgłoszenie było wymagane – może potraktować to jako naruszenie obowiązków płatnika składek.
W praktyce brak zgłoszenia może mieć poważne konsekwencje pośrednie.
Jeśli ZUS w toku kontroli uzna, że dana umowa o dzieło faktycznie ma charakter umowy zlecenia lub pracy, to: nakaże opłacenie zaległych składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, doliczy odsetki za zwłokę, a w skrajnych przypadkach może zawiadomić organy skarbowe o podejrzeniu obejścia prawa.
W efekcie, nawet jeśli sama umowa była poprawna, brak zgłoszenia może utrudnić przedsiębiorcy udowodnienie, że działał w dobrej wierze.
Jak długo trzymać dokumenty od umowy o dzieło?
Dokumenty dotyczące umów o dzieło – w tym sam formularz RUD, kopię umowy oraz ewentualny protokół odbioru – należy przechowywać przez co najmniej 5 lat, licząc od końca roku, w którym zawarto umowę. Jeżeli ZUS zdecyduje się przeprowadzić kontrolę, może żądać wglądu w te dokumenty, by zweryfikować, czy umowa faktycznie miała charakter dzieła, a nie zlecenia.
W przypadku większej liczby umów (np. w agencjach marketingowych, domach produkcyjnych czy biurach tłumaczeń) warto prowadzić wewnętrzny rejestr umów o dzieło, który ułatwi szybkie odnalezienie dokumentacji w razie kontroli.
Podsumowanie
Umowa o dzieło pozostaje jedną z najbardziej elastycznych form współpracy, jednak od 2021 roku wiąże się z nowym obowiązkiem – jej zgłoszenia do ZUS. Nie oznacza to jednak objęcia składkami ani konieczności późniejszego wyrejestrowania. Wystarczy jednorazowe przekazanie formularza ZUS RUD i przechowywanie dokumentacji potwierdzającej wykonanie dzieła.
Najważniejsze jest, by pamiętać, że choć formalności są minimalne, to ZUS coraz dokładniej analizuje charakter takich umów. Dlatego warto dbać o rzetelne zapisy i terminowe zgłoszenia, aby uniknąć ryzyka rekwalifikacji umowy czy dopłat składek.
Umowa o dzieło to wciąż proste i korzystne rozwiązanie – pod warunkiem, że jest stosowane zgodnie z przepisami i z zachowaniem transparentności.
