Praca zdalna to stały element polskiego rynku pracy. Coraz więcej osób wykonuje obowiązki zawodowe z domu, kawiarni czy innego miejsca niż siedziba firmy. Taki sposób pracy niesie jednak ze sobą pytania podatkowe — w szczególności dotyczące kosztów uzyskania przychodu (KUP). Wielu pracowników nie wie, czy może stosować je w pełnej wysokości, czy praca zdalna coś w tej kwestii zmienia, a jeśli tak — to w jaki sposób.
Spis treści
Czym są koszty uzyskania przychodu?
Koszty uzyskania przychodu (w skrócie KUP) to wydatki ponoszone w celu uzyskania przychodu lub zachowania, bądź zabezpieczenia jego źródła. Mówiąc prościej – są to kwoty, które pomniejszają nasz dochód do opodatkowania, ponieważ uznaje się, że ponosimy je po to, by w ogóle móc zarabiać.
W przypadku pracowników etatowych KUP są określone ryczałtowo — czyli ustawowo, w stałej kwocie miesięcznej. Pracownik nie musi przedstawiać rachunków, faktur czy innych dowodów ponoszenia wydatków. Ustawodawca uznał, że każdy zatrudniony ponosi określone, typowe koszty związane z dojazdem, utrzymaniem miejsca pracy czy zakupem drobnych artykułów potrzebnych do wykonywania obowiązków. Dzięki temu pracodawca może po prostu zastosować odpowiednią stawkę przy obliczaniu zaliczki na podatek dochodowy.
Warto pamiętać, że pojęcie „koszty uzyskania przychodu” dotyczy różnych grup podatników — nie tylko pracowników etatowych, ale także osób prowadzących działalność gospodarczą, zleceniobiorców czy twórców korzystających z 50% kosztów autorskich. W kontekście pracy zdalnej skupiamy się jednak na klasycznych umowach o pracę.
Ile wynoszą koszty uzyskania przychodu?
W 2025 roku nadal obowiązują ryczałtowe kwoty kosztów pracowniczych, które nie zmieniły się od kilku lat. Obecnie wynoszą one:
- 250 zł miesięcznie (czyli 3000 zł rocznie) – gdy miejsce zamieszkania pracownika znajduje się w tej samej miejscowości, co siedziba pracodawcy.
- 300 zł miesięcznie (czyli 3600 zł rocznie) – gdy pracownik mieszka w innej miejscowości niż siedziba zakładu pracy i nie otrzymuje dodatku za rozłąkę.
Różnica między tymi dwiema stawkami wynika z założenia, że osoba mieszkająca dalej od miejsca pracy ponosi wyższe koszty, np. dojazdu czy utrzymania kontaktu z firmą. Choć w dobie pracy zdalnej fizyczny dojazd często przestaje mieć znaczenie, przepisy nie zostały w tym zakresie zmienione. Ustawodawca nadal uzależnia wysokość kosztów od miejscowości zamieszkania, a nie od sposobu wykonywania pracy.
W praktyce oznacza to, że jeśli ktoś mieszka np. w Gdańsku, a jest zatrudniony w warszawskiej spółce, może korzystać z podwyższonych kosztów — nawet jeśli wszystkie obowiązki wykonuje z domu i nigdy nie był w biurze.
Czy praca zdalna pozbawia prawa do kosztów uzyskania przychodu?
Nie. Sam fakt pracy zdalnej nie ma wpływu na prawo do stosowania kosztów uzyskania przychodu. Przepisy nie różnicują pracowników ze względu na tryb wykonywania pracy. To, czy pracujesz w biurze, w domu, czy hybrydowo, nie pozbawia Cię prawa do odliczenia kosztów w standardowej lub podwyższonej wysokości.
Podstawowe znaczenie ma wyłącznie to, gdzie mieszkasz w stosunku do siedziby pracodawcy. Praca zdalna nie wprowadza tu żadnego wyjątku. Nadal obowiązuje zasada, że:
- jeśli mieszkasz w tej samej miejscowości co pracodawca – przysługują Ci koszty w wysokości 250 zł miesięcznie,
- jeśli mieszkasz w innej miejscowości – możesz stosować stawkę 300 zł miesięcznie, pod warunkiem że nie otrzymujesz dodatku za rozłąkę.
To oznacza, że miejsce wykonywania pracy (dom, biuro, coworking) nie ma znaczenia – liczy się tylko adres zamieszkania.
Przykład: praca zdalna z innego miasta
Wyobraźmy sobie, że Pan Tomasz mieszka w Olsztynie, ale pracuje dla firmy z siedzibą w Warszawie. Całość obowiązków wykonuje zdalnie z domu, kontaktując się z zespołem przez internet. Choć nie ponosi kosztów dojazdu, jego miejsce zamieszkania znajduje się w innej miejscowości niż zakład pracy. Zgodnie z przepisami Pan Tomasz ma więc prawo do podwyższonych kosztów uzyskania przychodu, czyli 300 zł miesięcznie.
Z kolei Pani Katarzyna mieszka w Krakowie, a jej pracodawca ma biuro również w Krakowie. Pracuje wyłącznie zdalnie, nie pojawia się w biurze, ale miejsce zamieszkania i siedziba pracodawcy to ta sama miejscowość. W takiej sytuacji przysługują jej podstawowe koszty uzyskania przychodu – 250 zł miesięcznie.
Jak widać, sama forma pracy zdalnej nie zmienia zasad — decydujący jest adres.
Kiedy nie można zastosować podwyższonych kosztów?
Podwyższone koszty uzyskania przychodu można stosować tylko wtedy, gdy:
- pracownik mieszka w innej miejscowości niż siedziba pracodawcy,
- nie otrzymuje dodatku za rozłąkę,
- złoży pracodawcy stosowne oświadczenie o miejscu zamieszkania.
W przeciwnym razie stosuje się koszty podstawowe.
Nie można też „na własną rękę” przyjąć wyższej stawki, jeśli nie jest się w stanie udowodnić miejsca zamieszkania poza miejscowością pracodawcy. Urząd skarbowy może to zweryfikować – np. poprzez adres zameldowania, rachunki za media czy umowę najmu.
Warto też pamiętać, że jeśli pracownik mieszka w jednej miejscowości, ale formalnie zameldowany jest w innej, znaczenie ma faktyczne miejsce zamieszkania, a nie adres meldunku.
Praca zdalna a inne koszty – zwroty i ryczałty
Praca zdalna, choć wygodna i elastyczna, generuje realne koszty po stronie pracownika. Zużycie prądu wzrasta, bo komputer i oświetlenie działają przez wiele godzin dziennie. Internet staje się niezbędnym narzędziem pracy, podobnie jak materiały biurowe czy papier do drukarki. W chłodniejszych miesiącach wzrasta też koszt ogrzewania pomieszczenia, które pełni funkcję biura. Wszystkie te elementy, choć z pozoru drobne, mogą znacząco obciążać domowy budżet.
Ustawodawca dostrzegł tę kwestię i od 7 kwietnia 2023 roku wprowadził kompleksowe przepisy dotyczące pracy zdalnej do Kodeksu pracy. Zgodnie z nimi pracodawca ma obowiązek pokrywać koszty, jakie ponosi pracownik w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. Przepis ten stanowi obowiązek każdego pracodawcy, który dopuszcza taką formę pracy.
Przepisy nie narzucają jednej formy rozliczenia, pozostawiając stronom elastyczność. Pokrycie kosztów może odbywać się w dwóch formach:
- Ekwiwalentu – to zwrot faktycznie poniesionych wydatków przez pracownika. Aby go otrzymać, należy przedstawić pracodawcy odpowiednie dowody, np. rachunki za energię, faktury za internet lub paragony za materiały biurowe. W praktyce ten model jest stosowany rzadziej, bo wymaga rozbudowanej ewidencji i kontroli.
- Ryczałtu – to z góry ustalona kwota wypłacana regularnie (np. miesięcznie), która odpowiada przeciętnym kosztom ponoszonym przez pracownika przy wykonywaniu obowiązków z domu. Wysokość ryczałtu powinna być ustalona w regulaminie pracy zdalnej, porozumieniu z organizacją związkową lub indywidualnie z pracownikiem.
Ryczałt jest obecnie najczęściej wybieranym rozwiązaniem, ponieważ jest prosty w stosowaniu i nie wymaga każdorazowego rozliczania rachunków. Pracodawca powinien jednak ustalić jego wysokość w sposób racjonalny — zgodnie z rzeczywistymi warunkami pracy i średnim zużyciem energii czy internetu. W wielu firmach przyjęło się, że miesięczny ryczałt wynosi od 80 do 150 zł, w zależności od charakteru pracy i liczby dni przepracowanych zdalnie.
Z punktu widzenia podatkowego, zarówno ekwiwalent, jak i ryczałt nie stanowią przychodu pracownika. Oznacza to, że nie są opodatkowane podatkiem dochodowym i nie podlegają składkom ZUS, pod warunkiem że ich wysokość odpowiada realnym kosztom ponoszonym w związku z pracą zdalną. Gdyby jednak ryczałt był rażąco zawyżony (np. 600 zł miesięcznie przy braku uzasadnienia), fiskus mógłby uznać część kwoty za dodatkowe wynagrodzenie, co skutkowałoby koniecznością naliczenia podatku i składek.
W praktyce wygląda to tak: jeśli pracodawca wypłaca pracownikowi 100 zł miesięcznie tytułem ryczałtu za prąd i internet, a jest to kwota racjonalna i potwierdzona w regulaminie pracy zdalnej, pracownik nie zapłaci od niej podatku dochodowego i nie wpłynie ona na jego koszty uzyskania przychodu. To świadczenie ma charakter neutralny podatkowo — ani nie zwiększa dochodu, ani nie obniża podstawy opodatkowania.
Dodatkowo, przepisy pozwalają pracodawcy pokrywać także inne koszty związane z organizacją pracy zdalnej, np. zakup lub serwis sprzętu komputerowego, drukarki, myszki, klawiatury czy słuchawek. Jeżeli pracownik używa własnego sprzętu, może otrzymać od pracodawcy ekwiwalent za jego wykorzystanie, ustalony proporcjonalnie do stopnia zużycia i czasu używania w celach służbowych.
Czy pracownik może odliczać własne wydatki na pracę zdalną?
Nie. Pracownik etatowy nie ma prawa samodzielnie odliczać kosztów poniesionych na pracę zdalną w rocznym zeznaniu PIT. Takie prawo przysługuje jedynie przedsiębiorcom prowadzącym działalność gospodarczą. Pracownik nie może więc „wliczyć w koszty” zakupu komputera, biurka, krzesła ergonomicznego czy rachunków za prąd.
Natomiast jeśli używa prywatnego sprzętu do celów zawodowych, może uzyskać od pracodawcy ekwiwalent pieniężny za jego używanie. Przykładowo, jeśli korzysta z własnego laptopa do pracy zdalnej, a sprzęt nie jest własnością firmy, pracodawca może wypłacać miesięczną rekompensatę. Taki ekwiwalent nie jest przychodem pracownika i nie podlega opodatkowaniu.
Praca hybrydowa a KUP
W przypadku pracy hybrydowej — częściowo z domu, częściowo z biura — stosuje się te same zasady co przy pełnej pracy zdalnej. Oznacza to, że liczy się tylko miejscowość zamieszkania, a nie proporcja dni pracy w domu i w biurze.
Jeżeli więc pracownik pojawia się w siedzibie firmy raz w tygodniu, ale mieszka w innym mieście, nadal przysługuje mu prawo do podwyższonych kosztów. Nie ma znaczenia, czy odwiedza biuro często, rzadko czy wcale – kluczowe jest miejsce zamieszkania.
Praca zdalna a działalność gospodarcza
W przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą sytuacja wygląda zupełnie inaczej. Przedsiębiorca nie korzysta z ryczałtowych KUP – sam określa, jakie wydatki są niezbędne do osiągnięcia przychodu. Może więc zaliczyć w koszty część czynszu, energii, internetu czy amortyzacji sprzętu używanego w domu.
Aby było to zgodne z przepisami, trzeba ustalić proporcję pomiędzy częścią mieszkania wykorzystywaną do pracy a całością lokalu. Przykładowo, jeśli gabinet zajmuje 10 m² w 60-metrowym mieszkaniu, do kosztów można zaliczyć 1/6 wydatków na czynsz, energię, ogrzewanie czy internet. Takie rozwiązanie wymaga jednak odpowiedniej dokumentacji — faktur i wyliczeń.
Jak potwierdzić miejsce zamieszkania przy pracy zdalnej?
Aby pracodawca mógł stosować podwyższone koszty uzyskania przychodu, pracownik musi złożyć oświadczenie o miejscu zamieszkania. To prosty dokument, który można dołączyć do akt osobowych lub przesłać drogą mailową. Nie wymaga urzędowego potwierdzenia, ale powinien zawierać aktualny adres.
Jeśli urząd skarbowy zażąda dowodów, że pracownik faktycznie mieszka poza miejscowością pracodawcy, można przedstawić:
- umowę najmu mieszkania,
- rachunki za media wystawione na dane osobowe,
- potwierdzenie zameldowania,
- oświadczenie złożone pracodawcy.
Najważniejsze jest, aby wszystkie dokumenty były spójne i aktualne. W razie rozbieżności urząd może uznać, że podwyższone koszty były stosowane bezpodstawnie i nakazać korektę rozliczeń.
Podsumowanie
Praca zdalna nie pozbawia pracownika prawa do kosztów uzyskania przychodu. Nadal obowiązują dwie stawki – 250 zł miesięcznie dla osób mieszkających w tej samej miejscowości co pracodawca oraz 300 zł miesięcznie dla osób mieszkających w innej miejscowości. Decydujące znaczenie ma więc miejsce zamieszkania, a nie to, czy praca wykonywana jest z biura, domu czy w modelu hybrydowym.Dodatkowo, pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi rekompensatę kosztów związanych z pracą zdalną, np. w formie ryczałtu za internet, prąd czy sprzęt komputerowy.
Dzięki tym regulacjom praca zdalna pozostaje korzystna i bezpieczna finansowo – zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy, o ile obie strony pamiętają o właściwym stosowaniu przepisów podatkowych i dokumentacyjnych.
