Czym jest ZUS?
ZUS, czyli Zakład Ubezpieczeń Społecznych, to instytucja odpowiedzialna za system ubezpieczeń w Polsce. Osoba prowadząca działalność gospodarczą – niezależnie od tego, czy rozlicza się ryczałtem, liniowo czy według skali podatkowej – co miesiąc opłaca składki na własne ubezpieczenia. Od tej zasady istnieją wyjątki: przedsiębiorca zatrudniony jednocześnie na etacie z wynagrodzeniem co najmniej minimalnym opłaca z działalności wyłącznie składkę zdrowotną, a osoby korzystające z ulgi na start przez pierwsze miesiące również nie płacą składek społecznych.
Celem tych składek jest finansowanie podstawowych świadczeń:
emerytury,
renty,
zasiłków chorobowych i macierzyńskich,
oraz dostępu do opieki zdrowotnej.
W skład miesięcznego zobowiązania przedsiębiorcy wchodzą:
składki społeczne (emerytalna, rentowa, wypadkowa i dobrowolna chorobowa),
składka zdrowotna,
składki na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy.
Różnica między przedsiębiorcami polega głównie na sposobie liczenia składki zdrowotnej – w ryczałcie zależy ona od przychodu, w innych formach od dochodu. W ryczałcie nie da się jej więc obniżyć wysokimi kosztami działalności.
Spis treści
Ile wynoszą składki społeczne w 2026 roku?
Składki społeczne to obowiązkowy zestaw ubezpieczeń: emerytalne, rentowe, wypadkowe oraz dobrowolne chorobowe. Ich wysokość zależy od tzw. podstawy wymiaru, którą co roku ustala rząd.
W 2026 roku prognozowane przeciętne wynagrodzenie w gospodarce narodowej wynosi 9 420 zł, a podstawą wymiaru dla składek społecznych jest 60% tej kwoty, czyli 5 652 zł.
Na tej podstawie miesięczne składki wynoszą:
składka emerytalna: 19,52% × 5 652 zł = 1 103,27 zł,
składka rentowa: 8% × 5 652 zł = 452,16 zł,
składka wypadkowa: 1,67% × 5 652 zł = 94,39 zł,
składki na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy: 2,45% (1,00% + 1,45%) × 5 652 zł = 138,47 zł.
Stawka wypadkowa 1,67% dotyczy płatników zgłaszających do dziewięciu ubezpieczonych. Przy większym zatrudnieniu jej wysokość zależy od rodzaju działalności według PKD i mieści się w przedziale od 0,67% do 3,33%.
Łącznie daje to 1 788,29 zł miesięcznie bez składki chorobowej. Dobrowolne ubezpieczenie chorobowe (2,45%) podnosi tę kwotę o 138,47 zł, do 1 926,76 zł miesięcznie.
Przykład: Pani Katarzyna prowadzi studio fotograficzne i zdecydowała się opłacać składkę chorobową, żeby mieć prawo do zasiłku w razie choroby. Co miesiąc płaci więc łącznie około 1 927 zł ZUS-u. Gdyby zrezygnowała z ubezpieczenia chorobowego, oszczędzałaby około 138 zł miesięcznie, ale straciłaby prawo do świadczeń.
Terminy i sposób opłacania ZUS
Składki ZUS opłaca się co miesiąc, jednak termin płatności zależy od formy prowadzonej działalności. Przedsiębiorcy będący osobami fizycznymi wpłacają składki najpóźniej do 20. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni – składki za styczeń trzeba zapłacić do 20 lutego, a za luty – do 20 marca. Spółki posiadające osobowość prawną opłacają składki do 15. dnia miesiąca, a jednostki budżetowe – do 5. dnia miesiąca. Wszystkie składki (społeczne, zdrowotne oraz na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy) wpłaca się jednym przelewem na indywidualny numer rachunku składkowego, tzw. mikrorachunek ZUS.
Wysokość składki zdrowotnej na ryczałcie ustala się co miesiąc według przychodu osiągniętego narastająco od początku roku, pomniejszonego o zapłacone składki na ubezpieczenia społeczne – o ile nie zostały one zaliczone do kosztów lub odliczone w inny sposób. Po przekroczeniu progu wyższa stawka obowiązuje od miesiąca, w którym do przekroczenia doszło, i za wcześniejsze miesiące nie koryguje się wpłat na bieżąco.
Różnica jednak nie przepada. W rozliczeniu rocznym stosuje się próg wynikający z ostatecznego przychodu za cały rok do wszystkich dwunastu miesięcy. Przedsiębiorca, który przekroczył 60 000 zł dopiero w listopadzie, dopłaca więc różnicę także za styczeń i luty. Rozliczenie roczne składa się w dokumencie rozliczeniowym za kwiecień, czyli do 20 maja następnego roku, i w tym samym terminie reguluje się dopłatę. Nadpłata podlega zwrotowi na wniosek.
Ustawa dopuszcza również formę uproszczoną: składkę przez cały rok liczy się wtedy od przychodów roku poprzedniego, a rozliczenie roczne i tak następuje według przychodu faktycznie osiągniętego. Z tej metody skorzysta wyłącznie przedsiębiorca, który prowadził działalność przez cały poprzedni rok kalendarzowy. Rozwiązanie bywa wygodniejsze przy przychodach stabilnych, ale wymaga świadomego wyboru – nie stosuje się go automatycznie.
Nie spóźniaj się z płatnościami. Do końca 2021 roku nawet krótkie opóźnienie powodowało ustanie dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego, ale nowelizacja obowiązująca od 1 stycznia 2022 roku uchyliła ten przepis. Obecnie ubezpieczenie trwa nieprzerwanie aż do wyrejestrowania albo ustania tytułu i jednodniowa zwłoka go nie przerywa.
Zaległość nadal jednak kosztuje, i to dotkliwie. Jeżeli w dniu powstania prawa do świadczenia zadłużenie z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne przekracza 1% minimalnego wynagrodzenia – w 2026 roku jest to zaledwie 48,06 zł – zasiłek nie przysługuje aż do spłaty całości zadłużenia. Jeśli dług nie zostanie uregulowany w ciągu sześciu miesięcy od dnia powstania prawa do świadczenia, prawo do zasiłku się przedawnia. Do tego dochodzą odsetki za zwłokę. Terminowość wciąż więc decyduje o wypłacie zasiłku – tylko mechanizm jest inny, niż podaje wiele starszych publikacji.
Składka zdrowotna w ryczałcie - jak ją wyliczyć
Najwięcej emocji budzi zawsze składka zdrowotna, ponieważ jej wysokość zależy od przychodu, a nie od dochodu. Nie ma więc znaczenia, ile kosztów ponosisz – jeśli Twoja firma generuje wysokie przychody, zapłacisz więcej.
Podstawą jest przeciętne miesięczne wynagrodzenie w sektorze przedsiębiorstw w czwartym kwartale roku poprzedniego, włącznie z wypłatami z zysku, ogłaszane przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego. Za czwarty kwartał 2025 roku wynosi ono 9 228,64 zł.
Jeśli roczny przychód nie przekracza 60 000 zł, obowiązuje najniższa składka zdrowotna – 9% z 60% przeciętnego wynagrodzenia, czyli od podstawy 5 537,18 zł: 498,35 zł miesięcznie.
Przychód w przedziale od 60 000 zł do 300 000 zł oznacza składkę w wysokości 9% pełnego przeciętnego wynagrodzenia, czyli od podstawy 9 228,64 zł: 830,58 zł miesięcznie.
Powyżej 300 000 zł rocznego przychodu obowiązuje stawka najwyższa – 9% z 180% przeciętnego wynagrodzenia, czyli od podstawy 16 611,55 zł: 1 495,04 zł miesięcznie.
System działa schodkowo, nie liniowo. W obrębie jednego progu składka jest identyczna niezależnie od tego, czy przychód wyniósł 61 tys. czy 299 tys. zł. Znaczenie ma wyłącznie moment przekroczenia granicy 60 000 zł i 300 000 zł, i to on decyduje o skokowym wzroście obciążenia.
Przykład: Pan Adam prowadzi warsztat stolarski. Do końca sierpnia 2026 roku jego przychód narastająco przekroczył 60 000 zł, więc od sierpnia płaci składkę drugiego progu – 830,58 zł miesięcznie, niezależnie od tego, ile wydaje na materiały czy narzędzia. Za miesiące sprzed przekroczenia progu wyrówna różnicę w rozliczeniu rocznym.
Z kolei Pani Ewa, która prowadzi butik online z rocznym przychodem 45 000 zł, mieści się w pierwszym progu i płaci 498,35 zł miesięcznie.
Ile wynosi ZUS na ryczałcie w 2026 roku?
Po zsumowaniu wszystkich składek otrzymujemy pełny obraz miesięcznych kosztów przedsiębiorcy na ryczałcie.
W 2026 roku:
składki społeczne wynoszą 1 788,29 zł bez chorobowej i 1 926,76 zł z chorobową,
składka zdrowotna – od 498,35 zł do 1 495,04 zł, w środkowym progu 830,58 zł.
Łącznie daje to od 2 286,64 zł do 3 283,33 zł miesięcznie bez ubezpieczenia chorobowego oraz od 2 425,11 zł do 3 421,80 zł z chorobowym. Przedsiębiorca w środkowym progu, w którym mieści się największa grupa ryczałtowców, zapłaci 2 618,87 zł bez chorobowej i 2 757,34 zł z chorobową.
Warto dodać, skąd biorą się kwoty wyższe od zapowiadanych. Ustawa obniżająca składkę zdrowotną przedsiębiorców, która miała wejść w życie 1 stycznia 2026 roku, została zawetowana przez Prezydenta i nie weszła w życie. Mimo zapowiedzi obniżki z 2025 roku obowiązują więc zasady sprzed planowanej reformy.
Ulgi w ZUS dla przedsiębiorców na ryczałcie
Nie każdy musi od razu płacić pełne składki. Dla nowych przedsiębiorców przewidziano szereg ulg, które pomagają „wejść” w biznes, zanim firma zacznie generować stabilne przychody.
Ulga na start
To sześć miesięcy bez składek społecznych. Płacisz tylko składkę zdrowotną – 498,35 zł miesięcznie w najniższym progu.
Z ulgi skorzysta osoba, która podejmuje działalność gospodarczą po raz pierwszy albo ponownie po upływie co najmniej 60 miesięcy od dnia jej ostatniego zawieszenia lub zakończenia. Ulga nie obejmuje osoby, która świadczy usługi na rzecz byłego pracodawcy w zakresie odpowiadającym czynnościom wykonywanym w ramach stosunku pracy w bieżącym lub w poprzednim roku kalendarzowym. Zgłoszenia dokonuje się z kodem 05 40 – samo spełnienie warunków nie wystarczy, trzeba złożyć zgłoszenie wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego.
Liczy się sześć pełnych miesięcy kalendarzowych. Miesiąc rozpoczęcia działalności wchodzi do tego okresu tylko wtedy, gdy firma ruszyła pierwszego dnia miesiąca – w pozostałych przypadkach ulga trwa faktycznie niemal siedem miesięcy, bo pierwszy, niepełny miesiąc jest wyłączony z liczenia.
Przykład: Pani Marta otworzyła salon fryzjerski 1 stycznia 2026 roku. Od stycznia do czerwca płaci tylko składkę zdrowotną. Dopiero od lipca dołącza składki społeczne. Dzięki temu przez pierwsze pół roku oszczędza ponad 10 700 zł. Gdyby zarejestrowała działalność 8 stycznia, ulga objęłaby okres od lutego do lipca, a składki społeczne doszłyby dopiero od sierpnia.
Ulga na start ma jednak drugą stronę. W tym okresie nie ma ubezpieczenia chorobowego, a więc ani zasiłku chorobowego, ani macierzyńskiego, opiekuńczego czy świadczenia rehabilitacyjnego. Okres ten nie liczy się też do stażu emerytalnego. Z ulgi można zrezygnować w dowolnym momencie i dla osoby planującej dziecko bywa to opłacalne.
Preferencyjne składki na ubezpieczenia społeczne
Po zakończeniu ulgi na start przedsiębiorca może przejść na preferencyjne składki na kolejne 24 miesiące kalendarzowe. Warunek dostępu jest ten sam co przy uldze na start: działalność podejmowana po raz pierwszy albo po co najmniej 60 miesiącach przerwy, bez świadczenia usług na rzecz byłego pracodawcy, u którego w bieżącym lub w poprzednim roku kalendarzowym wykonywało się w ramach stosunku pracy czynności wchodzące w zakres tej działalności.
Podstawą wymiaru jest 30% minimalnego wynagrodzenia. Minimalne wynagrodzenie w 2026 roku wynosi 4 806 zł, więc podstawa to 1 441,80 zł. Od tej kwoty liczone są składki społeczne – 420,86 zł bez chorobowej i 456,18 zł z chorobową, plus składka zdrowotna. Funduszu Pracy i Funduszu Solidarnościowego się nie nalicza, bo podstawa jest niższa od minimalnego wynagrodzenia.
Przykład: Pan Michał prowadzi jednoosobową firmę informatyczną. Po zakończeniu ulgi na start przechodzi na preferencyjne składki i jego miesięczne obciążenie rośnie z 498,35 zł do 919,21 zł bez chorobowej albo 954,53 zł z chorobową. To około 40% pełnego ZUS-u.
Zasiłek liczony od tak niskiej podstawy jest symboliczny. Podstawę wymiaru zasiłku ustala się po pomniejszeniu podstawy składek o 13,71%, czyli od kwoty 1 244,13 zł. Zasiłek chorobowy w wysokości 80% daje wtedy około 33 zł za dzień niezdolności do pracy. Podstawy preferencyjnej nie da się podwyższyć – jest sztywno związana z 30% minimalnego wynagrodzenia. Kto planuje korzystać ze świadczeń chorobowych lub macierzyńskich, musi zrezygnować z preferencji i przejść na pełne składki z zadeklarowaną wyższą podstawą.
Wakacje składkowe
Od listopada 2024 roku płatnik prowadzący działalność gospodarczą i wpisany do CEIDG może raz w roku kalendarzowym uzyskać zwolnienie z opłacenia własnych składek za jeden wybrany miesiąc. Zwolnienie obejmuje składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i wypadkowe, składki na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy, a przy dobrowolnym ubezpieczeniu chorobowym również tę składkę. Wniosek RWS składa się elektronicznie w miesiącu poprzedzającym miesiąc objęty zwolnieniem, a składkę zdrowotną trzeba zapłacić normalnie.
Warunki są cztery: w miesiącu poprzedzającym złożenie wniosku nie więcej niż dziesięciu zgłoszonych ubezpieczonych; brak przychodu z działalności w ostatnich dwóch latach albo przychód nieprzekraczający równowartości 2 mln euro w co najmniej jednym z nich; niewykonywanie działalności na rzecz byłego pracodawcy, u którego w roku rozpoczęcia działalności lub w roku poprzednim wykonywało się w ramach stosunku pracy czynności wchodzące w jej zakres; oraz podleganie ubezpieczeniom z tytułu działalności w miesiącu poprzedzającym wniosek.
Przedsiębiorca opłacający pełne składki od minimalnej podstawy zaoszczędzi w 2026 roku 1 788,29 zł bez chorobowej albo 1 926,76 zł z chorobową. Przy preferencyjnych składkach oszczędność wynosi odpowiednio 420,86 zł i 456,18 zł. Budżet państwa finansuje składki wyłącznie od najniższej obowiązującej podstawy wymiaru – kto deklaruje podstawę wyższą, nadwyżkę pokrywa sam. Ulga nie przerywa ubezpieczeń, więc okres objęty zwolnieniem liczy się do emerytury.
Mały ZUS Plus
Po zakończeniu dwuletniego okresu preferencji można skorzystać z tzw. Małego ZUS Plus, jeśli roczny przychód z poprzedniego roku nie przekroczył 120 000 zł.
Przy ryczałcie nie ustala się dochodu w rozumieniu podatkowym, dlatego ustawa nakazuje przyjąć połowę rocznego przychodu. Od tak wyliczonego dochodu oblicza się przeciętny dochód miesięczny, a podstawą wymiaru jest 50% tej kwoty. Podstawa nie może być przy tym niższa niż 30% minimalnego wynagrodzenia ani wyższa niż 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia – w 2026 roku musi więc mieścić się w przedziale od 1 441,80 zł do 5 652 zł.
Przykład: przedsiębiorca osiągnął w 2025 roku maksymalne 120 000 zł przychodu i prowadził działalność przez cały rok. Dochód ustawowy wynosi 60 000 zł, przeciętny dochód miesięczny 4 931,51 zł, a podstawa wymiaru 2 465,75 zł. Składki społeczne to 719,75 zł bez chorobowej albo 780,16 zł z chorobową. Przy utrzymaniu przychodu na tym samym poziomie przedsiębiorca mieści się w drugim progu składki zdrowotnej, więc dopłaca 830,58 zł – łącznie 1 550,33 zł lub 1 610,74 zł miesięcznie. To około 59% pełnego ZUS-u w tym samym progu zdrowotnym.
Z ulgi można korzystać najwyżej przez 36 miesięcy w ciągu ostatnich 60 miesięcy prowadzenia działalności, a warunkiem jest prowadzenie firmy przez co najmniej 60 dni w roku poprzednim. Kontynuacja wymaga zgłoszenia do 31 stycznia – po tym terminie ulga przepada na cały rok. Przy rozpoczęciu lub wznowieniu działalności w trakcie roku obowiązuje termin siedmiu dni od pierwszego dnia spełnienia warunków.
To rozwiązanie skierowane do małych, stabilnych firm, które nie osiągają wysokich przychodów, ale działają regularnie.
Odliczenie połowy składki zdrowotnej od przychodu
Składki zdrowotnej nie odlicza się od ryczałtu, ale połowę zapłaconych składek zdrowotnych można odjąć od przychodu przed obliczeniem podatku. Przedsiębiorca w najwyższym progu, rozliczający się stawką 12%, zapłaci dzięki temu około 90 zł miesięcznie mniej podatku. Bez uwzględnienia tego odliczenia obraz rzeczywistych kosztów prowadzenia firmy na ryczałcie jest zawyżony.
Podsumowanie
ZUS to stały element prowadzenia firmy – nie da się go uniknąć, ale można nim mądrze zarządzać. Wybierając ryczałt, warto spojrzeć nie tylko na prostotę rozliczeń, ale też na to, ile faktycznie co miesiąc pochłoną składki. Dla wielu małych firm ryczałt z ZUS-em to wciąż jedna z najwygodniejszych i najbardziej przewidywalnych form prowadzenia działalności – pod warunkiem, że zna się wszystkie zasady i aktualne kwoty.
