W okresach pogorszenia koniunktury gospodarczej, spadku zamówień, utraty części kontraktów albo wzrostu kosztów prowadzenia działalności wielu pracodawców staje przed koniecznością ograniczenia wydatków związanych z zatrudnieniem. W praktyce oznacza to potrzebę poszukiwania takich rozwiązań, które z jednej strony pozwolą ustabilizować sytuację finansową zakładu pracy, a z drugiej nie doprowadzą od razu do redukcji zatrudnienia. Prawo pracy przewiduje w tym zakresie instrumenty nadzwyczajne, służące czasowemu dostosowaniu warunków zatrudnienia do realnych możliwości ekonomicznych pracodawcy. Jednym z nich jest art. 23¹ᵃ Kodeksu pracy, który dopuszcza zawarcie porozumienia o stosowaniu mniej korzystnych warunków zatrudnienia niż wynikające z umów o pracę.
Przepis ten ma charakter szczególny. Nie służy do zwykłego kształtowania polityki kadrowej ani do trwałego obniżania standardu zatrudnienia, lecz do reagowania na trudną sytuację finansową pracodawcy. Ustawodawca dopuścił więc możliwość czasowego odejścia od korzystniejszych postanowień umownych po to, aby stworzyć pracodawcy przestrzeń do przeprowadzenia działań oszczędnościowych bez natychmiastowego sięgania po zwolnienia. Konstrukcja tego rozwiązania opiera się na założeniu, że w określonych warunkach czasowe pogorszenie niektórych elementów zatrudnienia może być mniej dotkliwe niż rozwiązanie stosunków pracy.
Spis treści
Istota i podstawa prawna art. 23¹ᵃ Kodeksu pracy
Art. 23¹ᵃ Kodeksu pracy przewiduje możliwość zawarcia porozumienia o stosowaniu mniej korzystnych warunków zatrudnienia pracowników niż wynikające z umów o pracę zawartych z tymi pracownikami, w zakresie i przez czas ustalone w porozumieniu. Już z samej konstrukcji przepisu wynika, że chodzi wyłącznie o ingerencję w warunki wynikające z indywidualnych umów o pracę, a nie o dowolne ograniczanie praw pracowniczych. Granicą pozostają bowiem powszechnie obowiązujące przepisy prawa pracy, których porozumienie nie może naruszać.
Przesłanką zastosowania tego mechanizmu jest trudna sytuacja finansowa pracodawcy. Ustawa nie wprowadza sztywnego katalogu wskaźników ekonomicznych ani nie uzależnia dopuszczalności porozumienia od wykazania określonego poziomu strat. Nie oznacza to jednak pełnej dowolności. Trudna sytuacja finansowa powinna mieć charakter rzeczywisty i dający się racjonalnie uzasadnić, ponieważ to ona stanowi podstawę sięgnięcia po rozwiązanie wyjątkowe, pozwalające czasowo pogorszyć warunki uzgodnione indywidualnie z pracownikami.
Ważne jest również to, że art. 23¹ᵃ Kodeksu pracy nie ma zastosowania do każdego pracodawcy. Zgodnie z informacją Państwowej Inspekcji Pracy przepis ten może zostać wykorzystany przez pracodawcę nieobjętego układem zbiorowym pracy albo przez pracodawcę zatrudniającego mniej niż 20 pracowników. Oznacza to, że ustawodawca przewidział ten instrument przede wszystkim dla tych podmiotów, które z uwagi na swoją strukturę organizacyjną lub skalę zatrudnienia nie funkcjonują w warunkach typowych dla klasycznych rokowań układowych.
Warunki, granice i skutki porozumienia
Zakres dopuszczalnych zmian
Najważniejszym ograniczeniem wynikającym z art. 23¹ᵃ Kodeksu pracy jest to, że porozumienie może objąć wyłącznie te postanowienia umów o pracę, które są korzystniejsze dla pracownika niż minimum wynikające z powszechnie obowiązujących przepisów prawa pracy. Państwowa Inspekcja Pracy wskazuje wprost, że zakresem porozumienia mogą zostać objęte korzystniejsze postanowienia umowne, natomiast wyłączone spod takiego porozumienia pozostają postanowienia umów wynikające z Kodeksu pracy oraz innych ustaw i aktów wykonawczych.
W praktyce oznacza to, że porozumienie nie może prowadzić do obniżenia standardu zatrudnienia poniżej poziomu gwarantowanego przez przepisy powszechnie obowiązujące. Nie może więc pozbawić pracownika prawa do urlopu wypoczynkowego, naruszyć norm ochronnych dotyczących czasu pracy, pozbawić wynagrodzenia minimalnego należnego za dany wymiar czasu pracy ani wyłączyć innych bezwzględnie obowiązujących uprawnień pracowniczych. Może natomiast czasowo ingerować w te elementy umowy, które zostały ukształtowane korzystniej niż wymaga tego ustawa, na przykład w zakresie dodatkowych składników wynagrodzenia przewidzianych w treści umowy o pracę.
Z punktu widzenia konstrukcji prawnej jest to rozwiązanie istotne, ponieważ pozwala odróżnić art. 23¹ᵃ Kodeksu pracy od działań sprzecznych z zasadą uprzywilejowania pracownika. Nie dochodzi tu bowiem do swobodnego „pogarszania” sytuacji zatrudnionych, lecz do czasowego i sformalizowanego ograniczenia jedynie tych uprawnień, które wykraczają ponad poziom gwarantowany przez ustawę.
Czasowy charakter porozumienia
Porozumienie zawarte na podstawie art. 23¹ᵃ Kodeksu pracy nie może obowiązywać bezterminowo. Państwowa Inspekcja Pracy wskazuje, że może ono zostać zawarte na okres nie dłuższy niż 3 lata. Już sama ta granica czasowa pokazuje, że ustawodawca traktuje tą możliwość jako rozwiązanie przejściowe, służące przezwyciężeniu kryzysu, a nie jako trwały sposób organizacji zatrudnienia.
W praktyce prawidłowo sporządzone porozumienie powinno zatem dokładnie określać czas obowiązywania mniej korzystnych warunków. Nie wystarczy ogólne stwierdzenie, że zmiany będą stosowane „do poprawy sytuacji ekonomicznej” albo „do odwołania”. Dla przejrzystości stosunków pracy konieczne jest wskazanie konkretnego okresu, przez jaki mniej korzystne warunki będą obowiązywały, oraz precyzyjne określenie ich zakresu. Tylko wtedy pracownicy i ich reprezentacja mogą ocenić, czy proponowane ograniczenia pozostają proporcjonalne do celu, jakiemu mają służyć.
Strona pracownicza i sposób zawarcia porozumienia
Zawarcie porozumienia w trybie art. 23¹ᵃ Kodeksu pracy wymaga udziału strony reprezentującej pracowników. Jeżeli u pracodawcy działa organizacja związkowa, to właśnie ona jest stroną porozumienia. Jeżeli natomiast pracodawca nie jest objęty działaniem takiej organizacji, porozumienie zawiera się z przedstawicielstwem pracowników wyłonionym w trybie przyjętym u danego pracodawcy. Taki model został wyraźnie wskazany przez Państwową Inspekcję Pracy.
W tym miejscu potrzebna jest szczególna precyzja. Nie każde ciało przedstawicielskie funkcjonujące u pracodawcy będzie uprawnione do zawarcia takiego porozumienia. Kluczowe znaczenie ma to, czy przedstawiciele pracowników zostali wyłonieni w trybie przyjętym u danego pracodawcy do reprezentowania załogi w sprawach tego rodzaju. Dlatego w praktyce nie należy z góry utożsamiać rady pracowników z przedstawicielstwem właściwym do zawarcia porozumienia z art. 23¹ᵃ Kodeksu pracy, chyba że w danym zakładzie przyjęto właśnie taki model reprezentacji i odpowiada on wymogom wynikającym z przepisów oraz praktyki zakładowej.
Z punktu widzenia bezpieczeństwa prawnego istotne jest, aby tryb wyłonienia przedstawicieli był przejrzysty i możliwy do wykazania. Ma to znaczenie zarówno dla ważności samego porozumienia, jak i dla ograniczenia ryzyka późniejszych sporów co do tego, czy dokument został podpisany przez podmiot należycie umocowany do reprezentowania pracowników.
Skutek porozumienia dla umów o pracę
Jedną z najważniejszych cech tego rozwiązania jest to, że zawarte porozumienie oddziałuje bezpośrednio na treść stosunków pracy w zakresie w nim określonym. Oznacza to, że przy spełnieniu ustawowych warunków pracodawca nie musi zmieniać każdej umowy o pracę odrębnie w drodze porozumienia indywidualnego ani wręczać każdemu pracownikowi wypowiedzenia zmieniającego tylko po to, aby wprowadzić mniej korzystne warunki objęte porozumieniem zbiorowym. Taki właśnie sens wynika z konstrukcji przewidzianej w art. 23¹ᵃ Kodeksu pracy oraz z objaśnień PIP dotyczących tego instrumentu.
W praktyce ma to bardzo duże znaczenie organizacyjne. W sytuacji pogorszenia kondycji finansowej zakładu pracy pracodawca może w sposób jednolity i uporządkowany czasowo zmodyfikować wybrane elementy zatrudnienia, bez konieczności prowadzenia setek indywidualnych procedur. Nie oznacza to jednak, że porozumienie może być sformułowane ogólnie lub nieprecyzyjnie. Przeciwnie, powinno dokładnie określać, które grupy pracowników są nim objęte, jakie elementy warunków zatrudnienia ulegają czasowemu pogorszeniu i przez jaki okres zmiana będzie obowiązywać.
Obowiązek przekazania porozumienia inspektorowi pracy
Po zawarciu porozumienia pracodawca ma obowiązek przekazać je właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy. Państwowa Inspekcja Pracy wskazuje ten obowiązek wprost zarówno przy art. 9¹ Kodeksu pracy, jak i przy art. 23¹ᵃ Kodeksu pracy. Oznacza to, że ustawodawca i organ nadzoru traktują zawarcie takiego porozumienia jako zdarzenie, które powinno pozostawać pod kontrolą publiczną z punktu widzenia zgodności z prawem pracy.
Choć przekazanie dokumentu inspektorowi pracy nie zostało ujęte jako element konstytutywny samego porozumienia, jego pominięcie nie powinno być traktowane jako kwestia drugorzędna. W razie kontroli brak wykonania obowiązku informacyjnego może zostać oceniony jako naruszenie przepisów dotyczących prawnej ochrony pracy. Z perspektywy praktycznej porozumienie powinno więc zostać nie tylko prawidłowo uzgodnione i podpisane, ale również formalnie przekazane właściwemu organowi Państwowej Inspekcji Pracy.
Relacja art. 23¹ᵃ Kodeksu pracy do art. 9¹ Kodeksu pracy
W praktyce często pojawia się pytanie, czy art. 23¹ᵃ Kodeksu pracy wystarcza do czasowego obniżenia kosztów zatrudnienia w całym zakładzie. Odpowiedź zależy od tego, z jakiego źródła wynikają dane uprawnienia pracowników. Jeżeli korzystniejsze postanowienia zostały wpisane do indywidualnych umów o pracę, właściwym instrumentem może być właśnie art. 23¹ᵃ Kodeksu pracy. Jeżeli jednak określone uprawnienia wynikają z regulaminu wynagradzania, porozumienia zbiorowego, statutu albo innego wewnątrzzakładowego źródła prawa pracy, zastosowanie może znaleźć art. 9¹ Kodeksu pracy, dotyczący czasowego zawieszenia stosowania w całości lub części przepisów prawa pracy określających prawa i obowiązki stron stosunku pracy.
Państwowa Inspekcja Pracy wyraźnie rozróżnia te dwie możliwości. Przy art. 9¹ wskazuje, że zawieszenie może dotyczyć postanowień aktów prawa wewnątrzzakładowego, natomiast przy art. 23¹ᵃ podkreśla, że chodzi o mniej korzystne warunki zatrudnienia niż wynikające z umów o pracę. W konsekwencji, jeżeli pracodawca chce osiągnąć pełny efekt restrukturyzacyjny, powinien najpierw prawidłowo ustalić, z jakiego źródła wynikają poszczególne świadczenia i uprawnienia pracownicze. Dopiero wtedy można ocenić, czy wystarczające będzie jedno porozumienie, czy konieczne jest równoległe sięgnięcie po oba instrumenty.
Przykład praktyczny
Duży zakład produkcyjny zatrudniający ponad 200 pracowników odczuł gwałtowny spadek zamówień eksportowych wywołany kryzysem gospodarczym. Przedsiębiorstwo chciało uniknąć zwolnień, ale jednocześnie nie było w stanie dalej utrzymywać pełnych kosztów zatrudnienia. Rozważanym rozwiązaniem było czasowe obniżenie wymiaru czasu pracy z pełnego etatu do połowy etatu, a wraz z tym proporcjonalne obniżenie wynagrodzeń.
W zakładzie nie działały związki zawodowe, funkcjonowała natomiast rada pracowników. W takiej sytuacji, przy założeniu że pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy, możliwe było zastosowanie art. 23¹ᵃ Kodeksu pracy i zawarcie porozumienia o stosowaniu mniej korzystnych warunków zatrudnienia niż wynikające z umów o pracę. Takie porozumienie mogło objąć wszystkich pracowników albo znaczną część załogi, jeżeli wynikało to z rzeczywistej trudnej sytuacji finansowej pracodawcy i służyło ochronie miejsc pracy.
W praktyce oznaczało to, że w porozumieniu można było czasowo zawiesić postanowienia umów o pracę dotyczące dotychczasowego wymiaru czasu pracy oraz wynagrodzenia zasadniczego. W ich miejsce należało wprowadzić zapis, że przez oznaczony czas pracownicy wykonują pracę w wymiarze połowy etatu, a ich wynagrodzenie ulega proporcjonalnemu obniżeniu. Nie było przy tym konieczne wręczanie każdemu pracownikowi oddzielnego wypowiedzenia zmieniającego, ponieważ porozumienie oddziałuje bezpośrednio na treść stosunków pracy.
Takie rozwiązanie nie mogło jednak prowadzić do naruszenia przepisów powszechnie obowiązujących. Po obniżeniu etatu i wynagrodzenia pracownik nadal musiał otrzymywać co najmniej minimalne wynagrodzenie należne dla danego wymiaru czasu pracy. Nie było również dopuszczalne ograniczenie uprawnień gwarantowanych przez Kodeks pracy lub inne ustawy.
Jeżeli w zakładzie obowiązywał dodatkowo regulamin wynagradzania przewidujący premie, dodatki albo inne składniki płacowe, samo porozumienie z art. 23¹ᵃ Kodeksu pracy mogło okazać się niewystarczające. W takim przypadku należało rozważyć także zawarcie porozumienia o zawieszeniu stosowania odpowiednich postanowień regulaminu na podstawie art. 9¹ Kodeksu pracy.
Całe porozumienie powinno precyzyjnie określać, kogo obejmuje, jakie warunki ulegają czasowej zmianie i jak długo nowe zasady będą obowiązywać. Okres ten nie może przekraczać 3 lat. Po zawarciu porozumienia pracodawca powinien przekazać je właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy.
Podsumowanie
Art. 23¹ᵃ Kodeksu pracy stanowi szczególne rozwiązanie prawne, które może zostać wykorzystane w sytuacji rzeczywistego pogorszenia kondycji finansowej pracodawcy. Jego istota polega na tym, że za zgodą strony pracowniczej możliwe jest czasowe stosowanie mniej korzystnych warunków zatrudnienia niż te, które wynikają z indywidualnych umów o pracę. Nie chodzi jednak o swobodne obniżanie standardu zatrudnienia, lecz o wyjątkowy instrument służący ochronie zakładu pracy i utrzymaniu miejsc pracy w okresie kryzysu.
Zastosowanie tego przepisu wymaga zachowania ściśle określonych granic. Porozumienie może dotyczyć wyłącznie tych postanowień umownych, które są korzystniejsze niż minimum wynikające z powszechnie obowiązujących przepisów prawa pracy. Nie może więc prowadzić do naruszenia uprawnień gwarantowanych przez Kodeks pracy ani inne akty powszechnie obowiązujące. Musi ono ponadto zostać zawarte z właściwą reprezentacją pracowników, precyzyjnie określać zakres i czas obowiązywania zmian oraz zostać przekazane właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy.
Znaczenie art. 23¹ᵃ Kodeksu pracy polega przede wszystkim na tym, że pozwala czasowo ograniczyć koszty zatrudnienia bez konieczności przeprowadzania indywidualnych wypowiedzeń zmieniających wobec każdego pracownika. W praktyce może to oznaczać na przykład czasowe obniżenie wymiaru czasu pracy i proporcjonalne obniżenie wynagrodzenia, o ile rozwiązanie to pozostaje zgodne z ustawowym minimum ochronnym. Przepis ten może więc stanowić realną alternatywę dla zwolnień, ale tylko wtedy, gdy jest stosowany ostrożnie, proporcjonalnie i z pełnym poszanowaniem ustawowych warunków.
Ostatecznie art. 23¹ᵃ Kodeksu pracy nie powinien być traktowany jako prosty sposób na przerzucenie skutków kryzysu na pracowników, lecz jako wyjątkowa instytucja służąca przejściowemu ustabilizowaniu sytuacji przedsiębiorstwa. Prawidłowo zastosowany może pomóc zachować ciągłość zatrudnienia i ograniczyć skalę negatywnych skutków ekonomicznych. Zastosowany bez należytej staranności albo bez rozróżnienia, czy dane uprawnienia wynikają z umowy o pracę czy z wewnątrzzakładowych źródeł prawa pracy, może natomiast prowadzić do sporów co do swojej skuteczności i zgodności z prawem.
