Wybór rodzaju umowy o pracę ma podstawowe znaczenie dla treści i trwałości stosunku pracy. To właśnie od rodzaju zawartej umowy zależy nie tylko przewidywany czas zatrudnienia, lecz także sposób planowania polityki kadrowej, możliwość elastycznego dostosowywania zatrudnienia do potrzeb pracodawcy oraz poziom stabilizacji przysługujący pracownikowi. Polski Kodeks pracy przewiduje zamknięty katalog rodzajów umów o pracę, a ich podstawowe uregulowanie znajduje się w art. 25 oraz art. 25¹ Kodeksu pracy. Z przepisów tych wynika, że umowa o pracę może zostać zawarta na okres próbny, na czas określony albo na czas nieokreślony.
Znajomość różnic między tymi umowami pozwala prawidłowo ocenić, kiedy dopuszczalne jest zawieranie umów terminowych, jak długo może trwać zatrudnienie na podstawie takich umów, kiedy dochodzi do przekształcenia umowy terminowej w bezterminową oraz jakie wyjątki ustawodawca przewidział od ogólnych limitów. Z punktu widzenia pracodawcy chodzi więc o prawidłowe ukształtowanie stosunku pracy, a z punktu widzenia pracownika – o ustalenie poziomu ochrony i stabilności zatrudnienia.
Spis treści
Podstawa prawna i katalog umów o pracę
Art. 25 § 1 Kodeksu pracy stanowi, że umowę o pracę zawiera się na okres próbny, na czas określony albo na czas nieokreślony. Oznacza to, że ustawodawca w sposób wyczerpujący wskazał dopuszczalne rodzaje umów o pracę, eliminując możliwość tworzenia odrębnych, nienazwanych konstrukcji zatrudnienia pracowniczego. W praktyce każda relacja spełniająca cechy stosunku pracy powinna zostać zakwalifikowana do jednego z tych trzech typów umowy.
Obok samego katalogu umów równie istotne znaczenie ma art. 25¹ Kodeksu pracy, który wprowadza ograniczenia w zawieraniu umów na czas określony. Przepis ten stanowi jeden z podstawowych instrumentów ochrony trwałości zatrudnienia, ponieważ ma przeciwdziałać wieloletniemu utrzymywaniu pracownika w stanie terminowego, a więc mniej stabilnego zatrudnienia.
Umowa na okres próbny - cel i dopuszczalny czas trwania
Umowa na okres próbny ma szczególny charakter, ponieważ nie służy długotrwałemu związaniu stron stosunkiem pracy, lecz sprawdzeniu kwalifikacji pracownika i możliwości jego zatrudnienia do wykonywania określonego rodzaju pracy. Tak wynika wprost z art. 25 § 2 Kodeksu pracy. Jej funkcją jest więc weryfikacja, czy dana osoba rzeczywiście nadaje się do wykonywania obowiązków na danym stanowisku, a zarazem czy pracodawca jest zainteresowany kontynuowaniem zatrudnienia po okresie wstępnym.
Obecnie długość umowy na okres próbny nie jest całkowicie dowolna. Co do zasady może ona zostać zawarta na okres nieprzekraczający 3 miesięcy, ale Kodeks pracy różnicuje dopuszczalny czas jej trwania w zależności od zamierzonego dalszego zatrudnienia. Jeżeli strony zamierzają po okresie próbnym zawrzeć umowę na czas określony krótszy niż 6 miesięcy, okres próbny nie może przekraczać 1 miesiąca. Jeżeli zamiarem jest zawarcie umowy na czas określony wynoszący co najmniej 6 miesięcy i krótszy niż 12 miesięcy, okres próbny nie może przekraczać 2 miesięcy. W pozostałych przypadkach maksymalny okres próbny wynosi 3 miesiące.
Przepisy przewidują również możliwość jednokrotnego wydłużenia umowy na okres próbny, nie więcej jednak niż o 1 miesiąc, jeżeli jest to uzasadnione rodzajem pracy. Oprócz tego umowa ta może ulec przedłużeniu o czas urlopu lub innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika, jeżeli strony tak postanowią. Oznacza to, że ustawodawca dopuszcza pewną elastyczność, ale tylko w granicach wyraźnie określonych przez ustawę.
W praktyce umowa na okres próbny powinna być wykorzystywana zgodnie ze swoim celem. Nie służy ona obchodzeniu przepisów o zatrudnieniu terminowym ani sztucznemu przedłużaniu niepewności zatrudnienia, lecz sprawdzeniu przydatności pracownika do określonej pracy. Właśnie dlatego ustawodawca powiązał jej dopuszczalną długość z planowanym dalszym zatrudnieniem.
Umowa na czas określony - elastyczność ograniczona ustawą
Umowa na czas określony pozostaje najczęściej spotykaną formą zatrudnienia terminowego. Jej cechą charakterystyczną jest to, że strony od początku zakładają istnienie stosunku pracy tylko przez oznaczony czas. Tego rodzaju umowa może być przydatna wtedy, gdy pracodawca ma okresowe zapotrzebowanie na pracę, realizuje projekt ograniczony w czasie albo z innych obiektywnych względów nie planuje od razu zawierać umowy bezterminowej. Jednocześnie ustawodawca uznał, że swoboda korzystania z tej formy zatrudnienia nie może być nieograniczona.
Z tego względu art. 25¹ § 1 Kodeksu pracy wprowadza tzw. zasadę „33 miesięcy i 3 umów”. Oznacza ona, że łączny okres zatrudnienia na podstawie umów o pracę na czas określony zawieranych między tymi samymi stronami stosunku pracy nie może przekraczać 33 miesięcy, a łączna liczba takich umów nie może przekraczać trzech. Przekroczenie choćby jednego z tych limitów prowadzi do skutku określonego w ustawie.
Jeżeli więc strony zawrą czwartą umowę na czas określony, stosunek pracy z mocy prawa uważa się za zawarty na czas nieokreślony. Taki sam skutek następuje wtedy, gdy łączny okres zatrudnienia terminowego przekroczy 33 miesiące – od dnia następującego po upływie tego okresu pracownik jest traktowany jako zatrudniony na podstawie umowy na czas nieokreślony. Nie są do tego potrzebne dodatkowe oświadczenia stron, podpisanie nowej umowy ani aneksowanie dotychczasowego kontraktu. Skutek ten następuje automatycznie na podstawie samej ustawy.
W uproszczeniu można więc powiedzieć, że z perspektywy limitu ilościowego czwarta umowa terminowa staje się umową na czas nieokreślony, a z perspektywy limitu czasowego zatrudnienie terminowe nie może wejść w 34. miesiąc bez przekształcenia w zatrudnienie bezterminowe. To właśnie dlatego zasada „3 i 33” ma tak duże znaczenie dla pracodawców planujących strukturę zatrudnienia.
Wyjątki od zasady „33 miesięcy i 3 umów”
Kodeks pracy przewiduje jednak sytuacje, w których wskazane wyżej limity nie znajdują zastosowania. Art. 25¹ § 4 wymienia w tym zakresie cztery podstawowe przypadki. Po pierwsze, chodzi o umowy zawierane w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy. Po drugie, wyjątek dotyczy umów zawieranych w celu wykonywania pracy o charakterze dorywczym lub sezonowym. Po trzecie, limity nie obowiązują przy umowach zawieranych na okres kadencji. Po czwarte, ograniczenia mogą nie mieć zastosowania wtedy, gdy pracodawca wskaże obiektywne przyczyny leżące po jego stronie, uzasadniające zawarcie umowy terminowej na dłuższy okres lub w większej liczbie, jeżeli służy to zaspokojeniu rzeczywistego okresowego zapotrzebowania i jest niezbędne w świetle wszystkich okoliczności zawarcia umowy.
Wyjątki te nie mogą być jednak interpretowane rozszerzająco. Każdy z nich powinien znajdować oparcie w rzeczywistych potrzebach organizacyjnych i charakterze pracy. Szczególnie dotyczy to ostatniej kategorii, a więc obiektywnych przyczyn leżących po stronie pracodawcy. W tym przypadku sama deklaracja pracodawcy nie jest wystarczająca – konieczne jest istnienie faktycznej, weryfikowalnej potrzeby uzasadniającej odstąpienie od ogólnych limitów zatrudnienia terminowego.
Co istotne, w razie zawarcia umowy na czas określony z powołaniem się na obiektywne przyczyny leżące po stronie pracodawcy, pracodawca ma obowiązek zawiadomić właściwego okręgowego inspektora pracy, wraz ze wskazaniem przyczyn uzasadniających zawarcie takiej umowy, w terminie 5 dni roboczych od jej zawarcia. Jest to istotny obowiązek formalny, który ma znaczenie kontrolne i dowodowe.
Umowa na czas nieokreślony - podstawowa forma stabilnego zatrudnienia
Umowa na czas nieokreślony jest najbardziej stabilną formą zatrudnienia pracowniczego. Nie zawiera z góry określonej daty końcowej ani zdarzenia, które prowadziłoby do ustania stosunku pracy. Z punktu widzenia pracownika oznacza to najszerszy poziom ochrony trwałości zatrudnienia, a z punktu widzenia pracodawcy – konieczność szczególnie starannego uzasadniania działań prowadzących do rozwiązania stosunku pracy, zwłaszcza przez wypowiedzenie.
To właśnie dlatego przepisy dotyczące umów terminowych zmierzają w istocie do tego, aby praca wykonywana stale i bez szczególnych, czasowych uwarunkowań nie była przez długi czas oparta wyłącznie na umowach terminowych. Ustawodawca wyraźnie preferuje model, w którym zatrudnienie mające cechę trwałości znajduje ostatecznie odzwierciedlenie w umowie na czas nieokreślony.
Kiedy umowa terminowa przekształca się w umowę na czas nieokreślony
Do przekształcenia umowy terminowej w umowę na czas nieokreślony dochodzi przede wszystkim w dwóch sytuacjach wskazanych w art. 25¹ Kodeksu pracy. Pierwsza z nich to przekroczenie limitu trzech umów na czas określony. Druga to przekroczenie łącznego limitu 33 miesięcy zatrudnienia terminowego między tymi samymi stronami. W obu przypadkach ustawowy skutek następuje z mocy prawa.
W praktyce należy również pamiętać o sytuacji, w której po upływie terminu wskazanego w umowie pracownik nadal świadczy pracę, a pracodawca dopuszcza go do jej wykonywania. W takim przypadku w doktrynie i praktyce prawa pracy przyjmuje się, że dalsze zatrudnianie pracownika może prowadzić do uznania, iż strony kontynuują stosunek pracy, co w konkretnych okolicznościach może oznaczać nawiązanie zatrudnienia na czas nieokreślony na dotychczasowych warunkach. Taka sytuacja wymaga jednak każdorazowo oceny konkretnego stanu faktycznego, ponieważ ustawa nie reguluje jej wprost w taki sam sposób jak przekroczenia limitów z art. 25¹. Właśnie dlatego z punktu widzenia bezpieczeństwa prawnego pracodawcy nie powinno się dopuszczać do wykonywania pracy po upływie terminu umowy bez jednoznacznego uregulowania dalszego statusu pracownika.
Ciekawostka: co zastąpiło dawną umowę na czas wykonania określonej pracy
Przed zmianą obowiązującą od 22 lutego 2016 r. art. 25 § 1 Kodeksu pracy przewidywał także możliwość zawarcia umowy o pracę na czas wykonania określonej pracy. Obecnie ten odrębny typ umowy nie funkcjonuje już w ustawie. Nie oznacza to jednak, że całkowicie zniknęła możliwość powiązania końca zatrudnienia z wykonaniem określonego zadania lub z wystąpieniem określonego zdarzenia. Po zmianie przepisów takie rozwiązanie może zostać ujęte w ramach umowy na czas określony, o ile termin jej zakończenia zostanie oznaczony w sposób dopuszczalny prawnie.
W tym kontekście istotne znaczenie ma klauzula 3 ust. 1 załącznika do dyrektywy 1999/70/WE, zgodnie z którą termin wygaśnięcia stosunku pracy na czas określony może zostać wyznaczony przez obiektywne warunki, takie jak nadejście dokładnie określonej daty, wykonanie określonego zadania lub nastąpienie określonego wydarzenia. Oznacza to, że oznaczenie końca umowy terminowej nie musi zawsze przybierać postaci konkretnej daty kalendarzowej, jeżeli możliwe jest jego dostatecznie precyzyjne powiązanie z obiektywnym zdarzeniem.
Potwierdza to również orzecznictwo Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej. W wyroku z 11 kwietnia 2019 r. w sprawie C-254/18 TSUE zaakceptował rozwiązanie, w którym koniec zatrudnienia terminowego był powiązany z zakończeniem wykonywania określonej usługi przez pracodawcę na rzecz klienta. Z perspektywy praktyki oznacza to, że umowa na czas określony może zostać skonstruowana w taki sposób, aby jej termin końcowy był wyznaczony nie tylko datą dzienną, lecz także przez jasno określone zdarzenie przyszłe i obiektywnie sprawdzalne.
Forma zawarcia umowy o pracę
Niezależnie od rodzaju umowy, zasadą jest jej zawarcie na piśmie. Jeżeli umowa o pracę nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy ma obowiązek potwierdzić pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków. Oznacza to, że forma pisemna ma w praktyce bardzo duże znaczenie dowodowe i organizacyjne, a jej pominięcie nie zwalnia pracodawcy z obowiązku pisemnego potwierdzenia podstawowych ustaleń przed rozpoczęciem pracy.
Podsumowanie
Art. 25 i art. 25¹ Kodeksu pracy porządkują system umów o pracę, wyraźnie rozróżniając umowę na okres próbny, na czas określony oraz na czas nieokreślony. Każda z tych umów pełni inną funkcję i odpowiada innym potrzebom organizacyjnym, ale swoboda ich stosowania nie ma charakteru nieograniczonego. Szczególnie widoczne jest to przy umowach na czas określony, gdzie ustawodawca wprowadził zasadę „33 miesięcy i 3 umów”, a przekroczenie tych limitów prowadzi do przekształcenia stosunku pracy w zatrudnienie bezterminowe.
Z perspektywy prawidłowego stosowania prawa pracy najważniejsze jest więc nie tylko prawidłowe nazwanie umowy, lecz przede wszystkim jej zgodność z rzeczywistym celem zatrudnienia, charakterem pracy oraz granicami wynikającymi z ustawy. Dopiero takie podejście pozwala uniknąć sporów, zapewnia przejrzystość relacji pracowniczych i ogranicza ryzyko zakwestionowania przyjętej formy zatrudnienia przez pracownika lub organ kontrolny.
