Prawidłowe ustalenie długości okresu wypowiedzenia oraz ocena, czy dany pracownik korzysta ze szczególnej ochrony przed wypowiedzeniem, należą do najważniejszych i zarazem najbardziej ryzykownych zagadnień prawa pracy. W praktyce to właśnie na tym etapie najczęściej dochodzi do błędów, które później prowadzą do sporów sądowych, roszczeń o odszkodowanie albo żądań przywrócenia do pracy. Podstawowe znaczenie mają tu art. 34, art. 36, art. 39 i art. 41 Kodeksu pracy, a przy ocenie konkretnych stanów faktycznych często także przepisy szczególne, w tym dotyczące urlopu wychowawczego.
Z punktu widzenia pracodawcy nie wystarczy wiedzieć, że umowę można wypowiedzieć. Trzeba jeszcze prawidłowo ustalić długość wypowiedzenia, poprawnie obliczyć moment jego zakończenia oraz upewnić się, że w chwili wręczania wypowiedzenia nie działa jedna z ustawowych „tarcz ochronnych”. To właśnie te przepisy ograniczają możliwość rozwiązania umowy z pracownikami znajdującymi się w szczególnej sytuacji, takimi jak osoby w wieku przedemerytalnym, przebywające na urlopie albo nieobecne z powodu choroby.
Spis treści
Od czego zależy długość okresu wypowiedzenia
Długość okresu wypowiedzenia zależy od rodzaju umowy oraz od stażu pracy u danego pracodawcy. W przypadku umowy na okres próbny zastosowanie ma art. 34 Kodeksu pracy, natomiast w odniesieniu do umów na czas określony i na czas nieokreślony – art. 36 Kodeksu pracy. Ustawodawca przyjął więc model, w którym długość wypowiedzenia rośnie wraz ze stopniem trwałości zatrudnienia i czasem związania pracownika z pracodawcą.
Co istotne, przy ustalaniu stażu pracy nie chodzi wyłącznie o bieżącą umowę. Art. 36 § 1¹ Kodeksu pracy przewiduje, że do okresu zatrudnienia u danego pracodawcy wlicza się także okres zatrudnienia u poprzedniego pracodawcy, jeżeli doszło do przejścia zakładu pracy lub jego części na nowego pracodawcę na zasadach określonych w art. 23¹ Kodeksu pracy, a także w innych przypadkach, gdy nowy pracodawca z mocy odrębnych przepisów staje się następcą prawnym poprzedniego pracodawcy. W praktyce oznacza to, że zmiana pracodawcy nie zawsze „zeruje” staż potrzebny do ustalenia długości wypowiedzenia.
Okres wypowiedzenia przy umowie na okres próbny
Art. 34 Kodeksu pracy przewiduje trzy długości wypowiedzenia dla umowy na okres próbny. Jeżeli okres próbny nie przekracza 2 tygodni, okres wypowiedzenia wynosi 3 dni robocze. Jeżeli umowa została zawarta na okres dłuższy niż 2 tygodnie, okres wypowiedzenia wynosi 1 tydzień. Natomiast przy 3-miesięcznej umowie na okres próbny okres wypowiedzenia wynosi 2 tygodnie. Są to terminy sztywne, uzależnione od długości samej umowy próbnej.
W praktyce największe wątpliwości budzi wypowiedzenie liczone w dniach roboczych. Przy 3-dniowym wypowiedzeniu nie stosuje się reguły kończenia biegu terminu w sobotę, która dotyczy okresów tygodniowych i miesięcznych. Liczy się więc kolejne dni robocze po złożeniu oświadczenia, przy czym w praktyce sobota jest co do zasady traktowana jako dzień roboczy dla potrzeb liczenia tego terminu, chyba że z konkretnego rozkładu czasu pracy lub szczególnych ustaleń wynika co innego. Sama ustawa nie rozwija tego zagadnienia szerzej, dlatego w praktyce kadrowej wymaga ono ostrożności.
Okres wypowiedzenia przy umowie na czas określony i nieokreślony
W przypadku umów na czas określony i na czas nieokreślony zastosowanie ma art. 36 § 1 Kodeksu pracy. Przepis ten przewiduje 3 podstawowe okresy wypowiedzenia. Jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy, okres wypowiedzenia wynosi 2 tygodnie. Jeżeli był zatrudniony co najmniej 6 miesięcy, ale krócej niż 3 lata, okres wypowiedzenia wynosi 1 miesiąc. Jeżeli natomiast staż pracy u danego pracodawcy wynosi co najmniej 3 lata, okres wypowiedzenia wynosi 3 miesiące. Te same reguły obowiązują zarówno przy umowach na czas określony, jak i przy umowach na czas nieokreślony.
Nie chodzi tu przy tym o staż ogólny pracownika, lecz o okres zatrudnienia u konkretnego pracodawcy, liczony z uwzględnieniem ustawowych reguł wliczania wcześniejszych okresów zatrudnienia. To właśnie dlatego przy dłuższej historii zatrudnienia, przekształceniach pracodawcy albo ponownym zatrudnieniu tej samej osoby zawsze warto dokładnie przeanalizować dokumentację kadrową przed wręczeniem wypowiedzenia. Błąd w ustaleniu długości wypowiedzenia może bowiem spowodować wadliwość całego rozwiązania umowy.
Jak liczyć bieg okresu wypowiedzenia
Jednym z najczęstszych źródeł błędów nie jest samo ustalenie długości okresu wypowiedzenia, lecz obliczenie daty jego zakończenia. Art. 30 § 2¹ Kodeksu pracy stanowi, że okres wypowiedzenia obejmujący tydzień albo miesiąc lub ich wielokrotność kończy się odpowiednio w sobotę albo w ostatnim dniu miesiąca. Oznacza to, że ustawodawca nie każe liczyć tych terminów „co do dnia”, lecz podporządkowuje je określonym punktom końcowym.
W praktyce przy okresach tygodniowych wypowiedzenie kończy się zawsze w sobotę. Jeżeli więc pracownik otrzyma wypowiedzenie w środę, okres 2 tygodni nie skończy się po prostu po 14 dniach liczonych od środy, lecz dopiero w sobotę kończącą drugi pełny tydzień biegu wypowiedzenia. Z kolei okresy miesięczne kończą się zawsze w ostatnim dniu miesiąca. To oznacza, że wypowiedzenie złożone na początku miesiąca nie kończy się po upływie „miesiąca od daty do daty”, lecz z końcem odpowiedniego miesiąca kalendarzowego.
Właśnie ta reguła sprawia, że faktyczny czas trwania wypowiedzenia jest często dłuższy, niż mogłoby się wydawać na pierwszy rzut oka. Dla pracodawcy ma to znaczenie organizacyjne i finansowe, ponieważ wydłuża okres zatrudnienia, a tym samym okres obowiązku wypłaty wynagrodzenia oraz udzielania urlopu w okresie wypowiedzenia.
Ochrona przedemerytalna
Art. 39 Kodeksu pracy wprowadza szczególną ochronę pracownika, któremu brakuje nie więcej niż 4 lata do osiągnięcia wieku emerytalnego, jeżeli okres zatrudnienia umożliwia mu uzyskanie prawa do emerytury z osiągnięciem tego wieku. W takim okresie pracodawca nie może wypowiedzieć umowy o pracę. Jest to jedna z najważniejszych ustawowych barier dla jednostronnego zakończenia zatrudnienia przez pracodawcę.
Trzeba jednak wyraźnie podkreślić, że art. 39 Kodeksu pracy zakazuje wypowiedzenia umowy, ale nie ustanawia całkowitego zakazu rozwiązania stosunku pracy. Ochrona przedemerytalna nie wyklucza więc rozwiązania umowy za porozumieniem stron ani – przy spełnieniu ustawowych przesłanek – rozwiązania bez wypowiedzenia. Nie obejmuje też sytuacji, w których pracownik nabył prawo do renty z tytułu całkowitej niezdolności do pracy. PIP wprost wskazuje, że zakaz odnosi się do wypowiedzenia przez pracodawcę.
W praktyce duże znaczenie ma również moment złożenia wypowiedzenia. Dla oceny zgodności z art. 39 liczy się chwila wręczenia oświadczenia o wypowiedzeniu. Jeżeli wypowiedzenie zostanie złożone jeszcze przed wejściem pracownika w okres ochronny, nie staje się wadliwe tylko dlatego, że sam okres wypowiedzenia będzie już biegł w czasie ochrony. To rozróżnienie ma bardzo duże znaczenie praktyczne przy planowaniu terminów działań kadrowych.
Zakaz wypowiadania umowy w czasie urlopu i innej usprawiedliwionej nieobecności
Istotną funkcję ochronną pełni również art. 41 Kodeksu pracy. Zgodnie z tym przepisem pracodawca nie może wypowiedzieć umowy o pracę w czasie urlopu pracownika, a także w czasie innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy, jeżeli nie upłynął jeszcze okres uprawniający pracodawcę do rozwiązania umowy bez wypowiedzenia. Przepis ten obejmuje więc zarówno urlop wypoczynkowy, jak i inne usprawiedliwione nieobecności, w tym w szczególności chorobę potwierdzoną zwolnieniem lekarskim.
Ochrona ta nie ma jednak charakteru bezwzględnego i nieograniczonego w czasie. Ustawodawca wiąże jej trwanie z okresami, po których pracodawca może skorzystać z rozwiązania umowy bez wypowiedzenia z przyczyn niezawinionych przez pracownika, o których mowa w art. 53 Kodeksu pracy. Innymi słowy, dopóki nie upłyną wskazane tam okresy ochronne, wypowiedzenie podczas usprawiedliwionej nieobecności jest niedopuszczalne.
W praktyce oznacza to, że sama choroba pracownika nie daje pracodawcy swobody w natychmiastowym zakończeniu zatrudnienia. Dopiero po upływie ustawowo określonych okresów nieobecności możliwe staje się zastosowanie dalej idących środków. Z perspektywy codziennej praktyki kadrowej art. 41 wymaga więc każdorazowego sprawdzenia, czy pracownik jest obecny, czy korzysta z urlopu lub zwolnienia oraz czy ochrona nadal trwa.
Przypadek praktyczny: pracownica wracająca z urlopu wychowawczego
W przedstawionym przypadku pracownica przebywa na urlopie wychowawczym do 28 lutego 2026 r., a pracodawca chce po jej powrocie wręczyć wypowiedzenie z 3-miesięcznym okresem wypowiedzenia. Taka sytuacja wymaga uwzględnienia nie tylko reguł z art. 36 i art. 30 § 2¹ Kodeksu pracy, ale także szczególnej ochrony wynikającej z art. 186 8 § 1 Kodeksu pracy. Przepis ten stanowi, że pracodawca nie może wypowiedzieć ani rozwiązać umowy o pracę w okresie od dnia złożenia wniosku o udzielenie urlopu wychowawczego do dnia zakończenia tego urlopu, z wyjątkiem przypadków upadłości lub likwidacji pracodawcy oraz sytuacji uzasadniających rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika.
To oznacza, że wręczenie wypowiedzenia 27 lutego 2026 r., a więc jeszcze w czasie trwania urlopu wychowawczego, byłoby sprzeczne z prawem. W tym dniu pracownica nadal korzysta bowiem ze szczególnej ochrony trwałości zatrudnienia. Takie wypowiedzenie mogłoby zostać skutecznie zaskarżone do sądu pracy jako wadliwe.
Inaczej wygląda sytuacja po zakończeniu urlopu wychowawczego. Jeżeli pracodawca wręczy wypowiedzenie 2 marca 2026 r., a pracownica ma prawo do 3-miesięcznego okresu wypowiedzenia, to ten okres nie zakończy się 31 maja 2026 r. Z uwagi na art. 30 § 2¹ Kodeksu pracy okres wypowiedzenia obejmujący miesiąc albo jego wielokrotność kończy się w ostatnim dniu miesiąca. W praktyce trzymiesięczny okres wypowiedzenia złożonego 2 marca 2026 r. zacznie biec od 1 kwietnia 2026 r. i upłynie 30 czerwca 2026 r.
Czy można ten okres skrócić do 30 kwietnia 2026 r.? Tak, ale nie jednostronnie. Art. 36 § 6 Kodeksu pracy przewiduje, że po dokonaniu wypowiedzenia przez jedną ze stron strony mogą ustalić wcześniejszy termin rozwiązania umowy o pracę. Takie ustalenie nie zmienia trybu rozwiązania umowy. Oznacza to, że po prawidłowym złożeniu wypowiedzenia strony mogą następnie porozumieć się, że umowa zakończy się wcześniej, na przykład 30 kwietnia 2026 r. Jest to dopuszczalne i często stosowane w praktyce.
Jeżeli dodatkowo pracownica ma zaległy urlop wypoczynkowy, może on zostać udzielony w okresie wypowiedzenia na zasadach ogólnych. Nie zmienia to jednak samego sposobu liczenia okresu wypowiedzenia. Urlop w okresie wypowiedzenia wpływa na organizację czasu pracy, ale nie powoduje skrócenia samego okresu wypowiedzenia.
Wyjątki od ochrony
Szczególna ochrona pracowników przed wypowiedzeniem lub rozwiązaniem umowy o pracę nie ma charakteru absolutnego. Chociaż przepisy Kodeksu pracy w wielu sytuacjach ograniczają pracodawcy możliwość zakończenia zatrudnienia, ustawodawca przewidział również przypadki, w których ochrona ta ulega istotnemu osłabieniu albo w ogóle nie znajduje zastosowania. Dotyczy to przede wszystkim sytuacji skrajnych z punktu widzenia dalszego funkcjonowania pracodawcy, a więc ogłoszenia jego upadłości lub likwidacji.
Zgodnie z art. 41¹ § 1 Kodeksu pracy, w razie ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy nie stosuje się między innymi art. 39 i art. 41 Kodeksu pracy, a także przepisów szczególnych chroniących pracowników przed wypowiedzeniem lub rozwiązaniem umowy o pracę. W praktyce oznacza to, że w takich okolicznościach przestają działać typowe ograniczenia dotyczące wypowiadania umów pracownikom objętym ochroną przedemerytalną, przebywającym na urlopie albo korzystającym z ochrony wynikającej z usprawiedliwionej nieobecności w pracy. Ustawodawca przyjął tu założenie, że w sytuacji, w której pracodawca kończy działalność albo trwale traci zdolność do dalszego prowadzenia zakładu pracy, utrzymanie pełnej ochrony trwałości zatrudnienia nie jest już możliwe w takim samym zakresie jak w warunkach normalnego funkcjonowania przedsiębiorstwa.
Nie należy jednak rozumieć tego wyjątku jako przyznania pracodawcy całkowitej swobody w rozwiązywaniu umów o pracę. To, że określone przepisy ochronne przestają obowiązywać, nie oznacza jeszcze uchylenia wszystkich pozostałych wymogów prawa pracy. Pracodawca nadal musi działać w granicach właściwego trybu rozwiązania umowy, zachować wymagania formalne przewidziane przez przepisy oraz respektować reguły dotyczące treści i formy oświadczenia o wypowiedzeniu albo rozwiązaniu stosunku pracy. Nadal aktualny pozostaje także obowiązek prawidłowego ustalenia długości okresu wypowiedzenia, o ile w danej sytuacji znajduje ono zastosowanie.
W praktyce oznacza to, że nawet w razie upadłości lub likwidacji pracodawcy nie można pomijać podstawowych standardów prawnych związanych z zakończeniem zatrudnienia. Wyłączenie szczególnej ochrony nie znosi obowiązku dochowania procedury. Pracodawca nie jest więc zwolniony z obowiązku prawidłowego sformułowania oświadczenia, jego doręczenia oraz wykonania innych czynności związanych z ustaniem stosunku pracy. Z punktu widzenia praktyki kadrowej wyjątki od ochrony należy zatem traktować wąsko: uchylają one określone bariery dla wypowiedzenia, ale nie uchylają całego reżimu prawa pracy regulującego rozwiązanie umowy.
Podsumowanie
Okres wypowiedzenia nie zależy wyłącznie od samego rodzaju umowy, lecz także od stażu pracy u danego pracodawcy oraz od prawidłowego sposobu liczenia biegu terminu. W praktyce oznacza to, że przed wręczeniem wypowiedzenia trzeba nie tylko ustalić, czy obowiązuje okres 2-tygodniowy, miesięczny czy 3-miesięczny, ale również sprawdzić, kiedy dokładnie ten okres się zakończy.
Równie istotne znaczenie mają przepisy ochronne, zwłaszcza art. 39 i art. 41 Kodeksu pracy, które ograniczają możliwość wypowiedzenia umowy pracownikom znajdującym się w szczególnej sytuacji, między innymi w wieku przedemerytalnym, podczas urlopu albo w czasie usprawiedliwionej nieobecności w pracy. Ochrona ta nie ma jednak charakteru absolutnego, ponieważ w określonych przypadkach, takich jak upadłość lub likwidacja pracodawcy, ustawodawca przewiduje wyjątki.
Z perspektywy praktyki kadrowej najważniejsze jest więc to, że prawidłowe rozwiązanie umowy o pracę wymaga każdorazowo połączenia kilku elementów: poprawnego ustalenia długości wypowiedzenia, właściwego obliczenia jego końca oraz sprawdzenia, czy w danym przypadku nie działa szczególna ochrona trwałości zatrudnienia. To właśnie te kwestie najczęściej decydują o tym, czy wypowiedzenie będzie zgodne z prawem.
