Jednym z najczęstszych błędów przy pracy zdalnej jest założenie, że skoro pracownik wykonuje obowiązki z domu, to koszty organizacji takiej pracy w naturalny sposób przechodzą na niego. Kodeks pracy przyjmuje jednak inne założenie. Praca zdalna nie może być finansowana przez pracownika w takim zakresie, w jakim do jej wykonywania potrzebne są narzędzia, materiały i podstawowe media związane z realizacją obowiązków służbowych. Właśnie dlatego art. 67²³ i art. 67²⁴ Kodeksu pracy szczegółowo określają, co musi zapewnić pracodawca i jakie koszty ma obowiązek pokryć.
Z praktycznego punktu widzenia najważniejsze jest rozróżnienie trzech płaszczyzn. Po pierwsze, są świadczenia i wydatki, które pracodawca musi zapewnić bezwzględnie, bo bez nich praca zdalna nie może być zgodnie z prawem wykonywana. Po drugie, ustawodawca dopuszcza sytuację, w której pracownik korzysta z własnych narzędzi pracy, ale wtedy pojawia się obowiązek wypłaty ekwiwalentu. Po trzecie, część należności może być rozliczana nie w formie dokładnego zwrotu każdej złotówki, lecz przez ryczałt, którego wysokość ma odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika. To właśnie na styku tych trzech mechanizmów pojawia się najwięcej nieporozumień.
Spis treści
Domowe biuro nie jest prywatnym wydatkiem pracownika
Art. 67²⁴ § 1 Kodeksu pracy stanowi, że pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej. To oznacza, że podstawowy model ustawowy zakłada dostarczenie pracownikowi przez pracodawcę wszystkiego, co jest konieczne do wykonywania obowiązków poza zakładem pracy. Nie chodzi wyłącznie o komputer. W zależności od rodzaju stanowiska mogą to być również monitor, telefon służbowy, oprogramowanie, urządzenia peryferyjne albo inne wyposażenie potrzebne do prawidłowego wykonywania pracy.
To zobowiązanie nie jest dodatkiem uznaniowym. Nie można go wyłączyć samym stwierdzeniem, że pracownik „i tak ma komputer w domu”. Jeżeli do wykonywania obowiązków potrzebne są określone narzędzia, pracodawca co do zasady powinien je zapewnić albo wejść w drugi model przewidziany przez ustawę, czyli dopuścić używanie sprzętu prywatnego za odpowiednim ekwiwalentem. Samo przerzucenie ciężaru organizacyjnego na pracownika bez żadnego rozliczenia nie odpowiada konstrukcji przyjętej w Kodeksie pracy.
Co pracodawca musi zapewnić obowiązkowo
Katalog obowiązków pracodawcy nie kończy się na przekazaniu sprzętu. Art. 67²⁴ § 1 nakłada na niego również obowiązek zapewnienia instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, albo pokrycia niezbędnych kosztów związanych z ich instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją. Ponadto pracodawca ma obowiązek pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Może także być zobowiązany do pokrycia innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zostały one określone w porozumieniu, regulaminie lub poleceniu pracy zdalnej.
To właśnie z tego przepisu wynika odpowiedź na najczęściej zadawane pytanie: tak, co do zasady to pracodawca płaci za prąd i internet w zakresie, w jakim są one niezbędne do wykonywania pracy zdalnej. Państwowa Inspekcja Pracy oraz ministerialne objaśnienia podkreślają, że koszty mediów i łączności wykorzystywanych do pracy zdalnej zostały przez ustawodawcę wprost wpisane do katalogu obowiązków pracodawcy. Nie jest to więc dobra wola firmy, lecz ustawowy element modelu pracy zdalnej.
Kto płaci za prąd
Koszt energii elektrycznej został w ustawie wskazany wprost. Nie trzeba więc dowodzić, że prąd „czasem bywa potrzebny” do pracy zdalnej. Ustawodawca uznał, że jest to typowy i niezbędny koszt związany z wykonywaniem obowiązków poza biurem. Obejmuje to zwłaszcza zasilanie komputera, monitora, routera, ładowarek i innych urządzeń wykorzystywanych do pracy. Nie oznacza to jednak, że pracodawca ma finansować całe domowe zużycie energii pracownika. Zwrot albo ryczałt powinien odpowiadać kosztom związanym z pracą, a nie wszystkim rachunkom gospodarstwa domowego.
W praktyce właśnie dlatego ustawodawca dopuścił ryczałt. Dokładne rozliczanie każdej kilowatogodziny wykorzystanej do pracy byłoby często sztuczne i organizacyjnie uciążliwe. Pracodawca może więc ustalić z góry rozsądną, przewidywalną kwotę, która odpowiada kosztom energii typowo zużywanej przy pracy zdalnej na danym stanowisku. Ważne jest jednak to, aby taka kwota nie była przypadkowa i dała się obronić jako odpowiadająca przewidywanym kosztom.
Kto płaci za internet
Podobnie wygląda kwestia usług telekomunikacyjnych. Kodeks pracy wprost zalicza je do kosztów, które pracodawca ma obowiązek pokryć, o ile są niezbędne do wykonywania pracy zdalnej. Chodzi przede wszystkim o dostęp do internetu, ale zakres tego pojęcia może obejmować także inne usługi łączności potrzebne do wykonywania obowiązków służbowych. Nie oznacza to, że firma ma opłacać pełen abonament za prywatny pakiet domowy bez względu na jego parametry i sposób wykorzystywania. Chodzi o koszt przypadający na potrzeby pracy zdalnej.
W praktyce możliwe są dwa podejścia. Pracodawca może sam zapewnić odpowiednie rozwiązanie, na przykład służbowy internet mobilny, albo może rozliczać pracownika przez zwrot kosztu lub ryczałt odpowiadający części wydatków związanych z wykorzystywaniem domowego internetu do pracy. Ministerialne wyjaśnienia potwierdzają, że szczegółowe zasady pokrywania tych kosztów powinny znaleźć się w porozumieniu, regulaminie albo indywidualnym porozumieniu z pracownikiem, jeżeli nie ma aktu zakładowego.
Kto płaci za sprzęt i materiały
Tu odpowiedź jest najbardziej jednoznaczna. Co do zasady pracodawca zapewnia pracownikowi materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej. Jeżeli więc pracownik ma wykonywać obowiązki z domu, firma powinna wyposażyć go w odpowiedni sprzęt albo zgodzić się na korzystanie z jego prywatnych urządzeń na zasadach przewidzianych w ustawie. Nie jest zgodne z ustawowym modelem oczekiwanie, że pracownik będzie wykonywał pracę na własnym komputerze, własnej drukarce i własnym oprogramowaniu bez żadnego rozliczenia.
To samo dotyczy materiałów eksploatacyjnych, jeżeli są niezbędne do pracy. Ustawa nie zamyka tej kwestii wyłącznie do urządzeń technicznych. Posługuje się szerszym pojęciem materiałów i narzędzi pracy. Zakres tego obowiązku trzeba więc oceniać przez pryzmat konkretnego stanowiska i konkretnych obowiązków. Tam, gdzie do pracy wystarczy komputer i łącze internetowe, katalog będzie węższy. Tam, gdzie potrzebne są dodatkowe akcesoria lub materiały, obowiązek pracodawcy odpowiednio się rozszerza.
Ekwiwalent a ryczałt - to nie jest to samo
Najwięcej nieporozumień budzi różnica między ekwiwalentem a ryczałtem. Art. 67²⁴ § 3 Kodeksu pracy przewiduje ekwiwalent pieniężny w sytuacji, gdy pracownik i pracodawca uzgodnią korzystanie przez pracownika z materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezapewnionych przez pracodawcę. Mówiąc prościej: ekwiwalent dotyczy przede wszystkim używania własnego sprzętu pracownika do celów służbowych. Jeżeli firma nie daje laptopa, a pracownik pracuje na swoim, nie wystarczy sama zgoda. Potrzebny jest ekwiwalent.
Ryczałt z art. 67²⁴ § 4 działa inaczej. Nie jest on wyłącznie „opłatą za prywatny sprzęt”. To uproszczona forma rozliczenia kosztów należnych pracownikowi z tytułu pracy zdalnej, która może zastąpić obowiązek pokrycia kosztów albo wypłaty ekwiwalentu. Ustawodawca wyraźnie zaznaczył, że wysokość ryczałtu ma odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z pracą zdalną. A więc ryczałt może obejmować zarówno koszty energii i internetu, jak i sytuacje, w których pracownik używa prywatnych narzędzi pracy, jeśli strony przyjmą taki model rozliczenia.
Kiedy stosuje się ekwiwalent
Ekwiwalent najlepiej rozumieć jako wyrównanie za korzystanie z prywatnych zasobów pracownika. Jego sens polega na tym, że pracownik nie powinien finansować narzędzi, które służą wykonywaniu obowiązków pracowniczych. Jeżeli więc korzysta z własnego komputera, własnego monitora lub innych prywatnych urządzeń zaakceptowanych przez pracodawcę, powinien otrzymać rekompensatę pieniężną odpowiadającą temu używaniu. Ustawa nie narzuca jednego sztywnego wzoru, ale wymaga, aby wartość świadczenia miała rzeczywiste uzasadnienie.
W praktyce przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu bierze się pod uwagę normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, ich udokumentowane ceny rynkowe, ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy oraz normy zużycia energii elektrycznej i koszty usług telekomunikacyjnych. Wynika to bezpośrednio z art. 67²⁴ § 5 Kodeksu pracy. Ten sam przepis stanowi punkt odniesienia również dla ustalania ryczałtu.
Kiedy stosuje się ryczałt
Ryczałt jest rozwiązaniem praktycznym tam, gdzie dokładne wyliczanie każdej składowej kosztowej byłoby zbyt trudne lub niepotrzebnie sformalizowane. Zamiast zwracać osobno prąd, internet i każdą inną drobną pozycję, pracodawca może przyjąć jedną kwotę miesięczną odpowiadającą przewidywanym kosztom pracy zdalnej na danym stanowisku. Państwowa Inspekcja Pracy i materiały rządowe podkreślają, że ryczałt nie może być symboliczny ani przypadkowy. Powinien pozostawać w racjonalnym związku z faktycznie przewidywanymi kosztami.
To oznacza, że dobrze przygotowany ryczałt powinien mieć podstawę obliczeniową. Pracodawca powinien umieć wykazać, z czego wynika jego wysokość: ile dni pracy zdalnej przyjęto, jaki sprzęt jest używany, jakie jest przeciętne zużycie energii, jaki koszt internetu przypada na użytek służbowy. Brak takiej logiki może prowadzić do sporu o to, czy świadczenie rzeczywiście odpowiada kosztom, które według ustawy powinny być pokrywane.
Nie każdy domowy wydatek obciąża pracodawcę
To ważne doprecyzowanie. Kodeks pracy nie tworzy zasady, zgodnie z którą pracodawca finansuje całe domowe funkcjonowanie pracownika tylko dlatego, że ten pracuje zdalnie. Ustawa mówi o kosztach niezbędnych i bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej. Dlatego nie każdy koszt mieszkania, ogrzewania, umeblowania czy utrzymania lokalu automatycznie wchodzi do katalogu świadczeń należnych od pracodawcy. Obowiązek obejmuje te elementy, które pozostają w bezpośrednim związku z pracą zdalną i zostały przewidziane przez ustawę albo odpowiednie regulacje wewnętrzne.
Właśnie z tego powodu tak duże znaczenie ma porozumienie, regulamin albo indywidualne ustalenie z pracownikiem. To tam powinny znaleźć się szczegółowe zasady pokrywania kosztów, ustalania ekwiwalentu lub ryczałtu oraz ewentualnego finansowania innych kosztów bezpośrednio związanych z pracą zdalną. Ministerstwo Rodziny wyraźnie wskazuje, że są to obowiązkowe elementy takich aktów wewnętrznych.
Podsumowanie
Praca zdalna nie oznacza, że pracownik ma sam finansować domowe biuro. Co do zasady to pracodawca ma obowiązek zapewnić materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, a także pokryć koszty ich instalacji, serwisu, eksploatacji i konserwacji. Musi również sfinansować energię elektryczną oraz usługi telekomunikacyjne niezbędne do wykonywania pracy zdalnej. Te obowiązki wynikają wprost z Kodeksu pracy.
Najważniejsze praktyczne rozróżnienie dotyczy formy rozliczenia. Ekwiwalent służy rekompensacie za korzystanie z prywatnych materiałów i narzędzi pracy pracownika, natomiast ryczałt jest uproszczoną, zbiorczą formą rozliczenia kosztów pracy zdalnej, która może zastąpić dokładne pokrywanie poszczególnych wydatków. W obu przypadkach ustawodawca wymaga, aby wysokość świadczenia była powiązana z rzeczywistymi lub przewidywanymi kosztami, a nie ustalana dowolnie.
