Choroba potrafi zatrzymać rytm pracy, ale nie zawsze zatrzymuje skutki podatkowe. W momencie, gdy pracownik lub przedsiębiorca trafia na zwolnienie lekarskie, pojawia się istotne pytanie: czy w okresie niezdolności do pracy nadal można stosować koszty uzyskania przychodu?
Choć na pierwszy rzut oka może to wydawać się drobną kwestią księgową, w praktyce ma istotne znaczenie dla wysokości podatku dochodowego, zaliczek na PIT oraz sposobu rozliczania świadczeń chorobowych. Zrozumienie, kiedy koszty przysługują, a kiedy nie, pozwala uniknąć błędów w rozliczeniach i poprawnie zaplanować skutki finansowe nieobecności w pracy – zarówno z perspektywy pracownika, jak i pracodawcy czy przedsiębiorcy.
Spis treści
Czym są koszty uzyskania przychodu (KUP)?
Pojęcie kosztów uzyskania przychodu jest jednym z filarów prawa podatkowego. To właśnie od nich zależy, jaka część osiągniętego przychodu zostanie faktycznie opodatkowana.
Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT), kosztami uzyskania przychodu są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia jego źródła, z wyjątkiem wydatków wymienionych w art. 23 ustawy.
W praktyce oznacza to, że koszt musi mieć cel podatkowy – ma służyć uzyskaniu, utrzymaniu lub ochronie przychodu. Ustawodawca wprowadził w ten sposób tzw. związek przyczynowo-skutkowy między wydatkiem a działalnością przynoszącą dochód.
Nie każdy wydatek, nawet jeśli ponoszony w związku z pracą czy prowadzeniem działalności, automatycznie stanie się kosztem. Liczy się jego związek z uzyskiwanym przychodem – musi być poniesiony po to, aby przychód osiągnąć albo zachować możliwość jego dalszego uzyskiwania w przyszłości.
Przykład praktyczny:
- Kosztem uzyskania przychodu będzie np. opłata za księgowość, wynajem biura, zakup narzędzi pracy, czy nawet szkolenie, które podnosi kwalifikacje niezbędne do wykonywania zawodu.
- Nie będzie kosztem zakup prywatnego telefonu czy wyjazd wypoczynkowy, nawet jeśli w trakcie urlopu przedsiębiorca odbierał służbowe e-maile.
Warto pamiętać, że ustawa o PIT zawiera również katalog wydatków, które nie mogą być uznane za koszt uzyskania przychodu, niezależnie od okoliczności (np. grzywny, mandaty, odsetki od nieterminowych płatności podatku, wydatki na cele osobiste).
Koszty uzyskania przychodu a choroba pracownika
W przypadku pracowników zatrudnionych na umowę o pracę, koszty uzyskania przychodu (KUP) mają charakter zryczałtowany i są automatycznie stosowane przez pracodawcę przy obliczaniu zaliczki na podatek dochodowy. To oznacza, że pracownik nie musi samodzielnie ich wykazywać – są one potrącane w każdym miesiącu, w którym powstaje przychód ze stosunku pracy. Istotne jest więc zrozumienie, co ustawodawca uznaje za przychód ze stosunku pracy w kontekście choroby.
Wynagrodzenie chorobowe – KUP przysługuje
Zgodnie z art. 92 Kodeksu pracy, w razie niezdolności do pracy spowodowanej chorobą, pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia przez pierwsze 33 dni w roku kalendarzowym (lub 14 dni – jeśli ukończył 50 lat).
W tym okresie świadczenie wypłaca pracodawca, a jego charakter prawny jest taki sam jak wynagrodzenia za pracę. To oznacza, że wynagrodzenie chorobowe traktowane jest jako przychód ze stosunku pracy, od którego pobiera się zaliczkę na PIT i stosuje koszty uzyskania przychodu.
Nie ma znaczenia, że w tym czasie pracownik faktycznie nie świadczy pracy – istotne jest źródło wypłaty. Dopóki wypłacającym jest pracodawca, a przychód ma związek z zatrudnieniem, KUP przysługuje w pełnej wysokości.
Przykład: Pani Monika zachorowała w lutym i była na zwolnieniu przez 10 dni. Otrzymała wynagrodzenie chorobowe od pracodawcy w wysokości 2 000 zł. Ponieważ jest to przychód ze stosunku pracy, pracodawca pomniejsza podstawę opodatkowania o 250 zł kosztów uzyskania przychodu (lub 300 zł – jeśli pracownica mieszka w innej miejscowości).
W efekcie, nawet w miesiącu, w którym pracownik nie wykonywał pracy, jego zaliczka na PIT może być niższa, bo ustawa nie uzależnia prawa do kosztów od faktycznego świadczenia pracy, lecz od istnienia stosunku pracy i uzyskania z niego przychodu.
Zasiłek chorobowy z ZUS – KUP nie przysługuje
Po upływie wspomnianych 33 (lub 14) dni, wynagrodzenie chorobowe przestaje być wypłacane przez pracodawcę. Od tego momentu świadczenie finansuje Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) – jest to tzw. zasiłek chorobowy. Zasiłek chorobowy nie jest już przychodem ze stosunku pracy, lecz świadczeniem z ubezpieczenia społecznego, co zmienia jego charakter podatkowy. Z tego względu nie stosuje się do niego kosztów uzyskania przychodu.
W praktyce wygląda to tak, że:
- ZUS wypłaca świadczenie brutto,
- potrąca od niego zaliczkę na podatek dochodowy,
- ale nie pomniejsza podstawy opodatkowania o KUP.
W rezultacie świadczenie netto jest niższe niż w przypadku wynagrodzenia chorobowego od pracodawcy, mimo że kwota brutto może być zbliżona.
Przykład: Pan Krzysztof zachorował w marcu i przebywał na zwolnieniu lekarskim przez cały miesiąc. Po 33 dniach świadczenie przejął ZUS i wypłacił mu 3 200 zł zasiłku chorobowego. Od tej kwoty ZUS pobrał zaliczkę na PIT, ale nie zastosował kosztów uzyskania przychodu, ponieważ nie jest to przychód ze stosunku pracy. W efekcie Pan Krzysztof zapłacił wyższy podatek niż w miesiącach, w których otrzymywał wynagrodzenie z firmy.
Część miesiąca przepracowana, część na zwolnieniu – jak to rozliczyć?
Jeśli pracownik w danym miesiącu część okresu przepracował, a część spędził na zwolnieniu, to KUP nadal przysługuje. Ustawodawca nie przewidział proporcjonalnego pomniejszania kosztów, jeśli choć jeden element przychodu w danym miesiącu pochodzi ze stosunku pracy (np. wynagrodzenie zasadnicze, premia, czy wynagrodzenie chorobowe). Dlatego nawet jeśli część miesiąca pracownik spędził na L4, pracodawca może zastosować pełne koszty uzyskania przychodu.
Przykład: Pani Ewa pracowała od 1 do 12 maja, a następnie przebywała na zwolnieniu do końca miesiąca. Za przepracowane dni otrzymała 2 800 zł, a za okres choroby – 1 000 zł wynagrodzenia chorobowego od pracodawcy. W tym przypadku przysługuje pełne 250 zł kosztów uzyskania przychodu, ponieważ nadal wystąpił przychód ze stosunku pracy.
Jeśli jednak cały miesiąc obejmuje jedynie zasiłek chorobowy wypłacony przez ZUS – KUP już nie można zastosować.
Choroba pracownika a koszty u pracodawcy
Z punktu widzenia pracodawcy, choroba pracownika również ma znaczenie podatkowe – ale w odwrotny sposób niż u pracownika. Dla firmy to, kto wypłaca świadczenie i z jakich środków, decyduje o tym, czy wydatek można rozliczyć jako koszt uzyskania przychodu.
Wynagrodzenie chorobowe – koszt dla pracodawcy
Przez pierwsze 33 dni w roku (lub 14 dni, jeśli pracownik ma powyżej 50 lat) wynagrodzenie chorobowe wypłaca sam pracodawca – i to z własnych pieniędzy. Dlatego właśnie ta kwota może zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodu.
Dlaczego? Bo jest to rzeczywisty wydatek poniesiony przez firmę w związku z zatrudnieniem pracownika – czyli ma związek z prowadzoną działalnością. Innymi słowy, firma ponosi koszt, aby utrzymać zatrudnienie i ciągłość pracy zespołu – a to bezpośrednio wpływa na możliwość osiągania przychodów.
Przykład: Firma płaci pracownikowi w maju 2 500 zł wynagrodzenia chorobowego (za pierwsze dni choroby). Ponieważ to wypłata z pieniędzy pracodawcy, może ona zostać ujęta w kosztach podatkowych – obniża dochód firmy i tym samym wysokość podatku CIT lub PIT.
Kwota ta wynika z przepisów Kodeksu pracy: przez wspomniane 33 (lub 14) dni pracodawca ma obowiązek wypłacać wynagrodzenie chorobowe, które jest odpowiednikiem części normalnego wynagrodzenia (zazwyczaj 80% średniej pensji z ostatnich miesięcy).
Zasiłek z ZUS – nie jest kosztem dla pracodawcy
Po tym okresie (czyli po 33 lub 14 dniach choroby) finansowanie świadczenia przejmuje Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). ZUS wypłaca tzw. zasiłek chorobowy ze środków publicznych, a pracodawca nie ponosi już żadnych wydatków. Skoro więc firma nie wydaje na to swoich pieniędzy, nie ma prawa zaliczyć takiego świadczenia do kosztów uzyskania przychodu.
W uproszczeniu: koszt podatkowy powstaje tylko wtedy, gdy faktycznie coś kosztowało firmę.
Choroba przedsiębiorcy a koszty uzyskania przychodu
U przedsiębiorcy sytuacja wygląda zupełnie inaczej, bo nie ma on z góry ustalonego „ryczałtu” jak pracownik. Każdy wydatek musi być konkretny, udokumentowany i mieć bezpośredni związek z działalnością gospodarczą. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca sam musi ocenić, czy w czasie choroby nadal ponosi koszty związane z prowadzeniem firmy – i które z nich można zaliczyć do kosztów podatkowych.
Czy można odliczać koszty w czasie choroby?
Tak, ale tylko pod pewnymi warunkami.
Koszt można rozliczyć wtedy, gdy:
- jest związany z działalnością,
- ma charakter stały (czyli firma musi go ponosić niezależnie od choroby),
- nie jest wydatkiem osobistym.
Oznacza to, że nawet jeśli przedsiębiorca przez pewien czas nie pracuje i nie ma przychodów, może wciąż zaliczać do kosztów wydatki, które służą utrzymaniu działalności – czyli zabezpieczają źródło przychodu.
Przykład: Pan Michał prowadzi jednoosobową działalność i w marcu przebywał na zwolnieniu lekarskim.
Nie wystawił żadnej faktury, ale opłacił:
- 1 200 zł czynszu za biuro,
- 700 zł raty leasingu samochodu,
- 300 zł za księgowość.
Wszystkie te wydatki może ująć w kosztach uzyskania przychodu, bo służą utrzymaniu działalności i umożliwiają jej dalsze funkcjonowanie po powrocie do pracy.
Co konkretnie można rozliczyć?
Do typowych wydatków, które można zaliczyć do kosztów w czasie choroby, należą m.in.:
- czynsz za biuro lub lokal firmowy,
- leasing samochodu służbowego,
- abonament telefoniczny i internetowy,
- wynagrodzenie księgowej lub biura rachunkowego,
- ubezpieczenie majątku firmowego,
- opłaty za oprogramowanie, hosting, domeny i licencje.
To wszystko są koszty stałe – czyli takie, które firma ponosi niezależnie od tego, czy przedsiębiorca jest zdrowy, czy chory. Ich celem jest utrzymanie działalności w gotowości, a więc spełniają definicję kosztu uzyskania przychodu.
Czego nie można rozliczyć?
Nie można zaliczyć do kosztów wydatków o charakterze prywatnym, nawet jeśli pośrednio wiążą się z chorobą lub pracą.
Przykładowo:
- zakup leków,
- wizyty u lekarzy,
- dojazdy na rehabilitację,
- prywatne ubezpieczenie zdrowotne.
Nawet jeśli przedsiębiorca zachorował „z przepracowania” lub w związku z wykonywanym zawodem, wydatki medyczne pozostają prywatne – nie mają bezpośredniego związku z przychodem firmy.
Kiedy kosztów nie można rozliczać w ogóle?
Jeśli przedsiębiorca przez okres choroby:
- nie prowadzi działalności,
- nie ponosi żadnych wydatków,
- a jego jedynym „wydatkiem” jest np. składka zdrowotna albo otrzymany zasiłek z ZUS – to nie ma podstaw do wykazania kosztów uzyskania przychodu.
Koszty muszą być rzeczywiste i udokumentowane – czyli musi istnieć faktura, rachunek lub inny dowód zapłaty. Sam fakt, że przedsiębiorca był chory, nie tworzy kosztu podatkowego – fiskus uznaje tylko te wydatki, które obciążyły firmę.
Podsumowanie
Choroba – choć naturalna i często niezależna od nas – ma konkretne skutki podatkowe. W przypadku pracowników i przedsiębiorców reguły dotyczące kosztów uzyskania przychodu działają zupełnie inaczej, ale zawsze opierają się na jednej zasadzie: koszt można uwzględnić tylko wtedy, gdy istnieje realny związek z przychodem albo utrzymaniem jego źródła.
Dla pracownika etatowego sprawa jest stosunkowo prosta:
- jeśli otrzymuje wynagrodzenie chorobowe od pracodawcy – przysługują mu koszty uzyskania przychodu,
- jeśli pobiera zasiłek chorobowy z ZUS – kosztów się nie stosuje, ponieważ świadczenie to nie jest przychodem ze stosunku pracy.
Dla pracodawcy wynagrodzenie chorobowe stanowi koszt podatkowy, ponieważ jest wydatkiem firmy. Natomiast zasiłek finansowany przez ZUS nie obciąża finansowo przedsiębiorstwa, więc nie może być kosztem.
W przypadku przedsiębiorcy prowadzącego działalność gospodarczą kluczowe jest rozróżnienie między brakiem przychodu a utrzymaniem źródła przychodu. Nawet w czasie choroby można zaliczać do kosztów te wydatki, które utrzymują firmę w gotowości – jak czynsz, leasing czy księgowość. Nie można natomiast rozliczać wydatków o charakterze osobistym, takich jak leczenie czy dojazdy do lekarza.
Ostatecznie można powiedzieć, że choroba nie przekreśla prawa do kosztów uzyskania przychodu, ale je ogranicza – tylko do tych wydatków, które pozostają w związku z działalnością lub stosunkiem pracy.
Warto o tym pamiętać, by uniknąć błędów w rozliczeniach i zachować prawidłowość w rozliczeniach PIT – zarówno po stronie pracownika, jak i pracodawcy.
