Doradztwo compliance
Compliance to dziś warunek wejścia we współpracę z podmiotami o statusie dużego przedsiębiorcy. Klient korporacyjny, inwestor, kontrahent – każdy z nich zaczyna rozmowę z firmą od pytania o zgodność. Pomożemy Ci odpowiedzieć na to pytanie tak, żeby przyspieszyć współpracę, a zarządowi dać bezpieczeństwo prawne oparte na aktualnym stanie firmy.
Zobacz więcej
Compliance to nie jednorazowy projekt, tylko ciągły proces zarządzania zgodnością z przepisami prawa krajowego i regulacjami unijnymi. RODO, AI Act, NIS2, regulaminy wewnętrzne, zasady dla pracowników i współpracowników, procedury operacyjne – każdy z tych obszarów wymaga aktualnej dokumentacji, przeszkolonego zespołu i kogoś, kto na bieżąco monitoruje zmiany w przepisach. Jeśli na rzecz Twojej organizacji pracuje co najmniej 50 osób, od 25 września 2024 r. – czyli od wejścia w życie ustawy o ochronie sygnalistów – masz obowiązek wdrożyć procedurę zgłoszeń wewnętrznych. Najczęstszy błąd, jaki spotykamy w spółkach: procedura napisana pod unijną dyrektywę, a nie pod polską ustawę. A ta wymaga konsultacji ze związkiem zawodowym lub przedstawicielami osób świadczących pracę (od 5 do 10 dni) i kanału, który przyjmie zgłoszenie ustne lub pisemne, a na wniosek sygnalisty – również bezpośrednie spotkanie w ciągu 14 dni. Wdrożymy procedurę zgłaszania naruszeń w firmie zgodnie z ustawą i z realiami Twojego biznesu – przy okazji sprawdzając, czy nie obejmują Cię dodatkowe obowiązki sektorowe.
Współpracuj z zespołem, który przeprowadził ponad 200 audytów w polskich spółkach i wie, gdzie powstają ryzyka compliance. Prawnik od compliance prowadzi sprawę od analizy obowiązków po wdrożenie dokumentacji, od początku do końca współpracy.
problemy, które chętnie dla ciebie rozwiążemy
Dokumenty są, ale nikt ich nie pilnuje.
Procedury istnieją na papierze, ale nikt ich nie aktualizuje, nikt nie monitoruje zmian w przepisach i nikt w organizacji nie wie, co z nimi zrobić. Przy pierwszej kontroli lub incydencie okazuje się, że zgodność istnieje tylko formalnie.
Regulaminy, które nie odzwierciedlają rzeczywistości.
Wewnętrzne procedury opisują procesy, które dawno wyszły z obiegu – organizacja działa po swojemu, w sposób, którego nikt nie spisał. Regulaminy nie uwzględniają aktualnej struktury ani sposobu pracy. Pozornie wszystko działa, a w rzeczywistości taki stan bardzo utrudnia onboarding.
O zmianach przepisów dowiadujesz się za późno.
Regulacje wchodzą w życie, a Ty dowiadujesz się o nich dopiero wtedy, gdy klient, audytor lub organ kontrolny zadaje pytania. W compliance spóźniona reakcja kosztuje więcej niż wdrożenie z wyprzedzeniem.
Nowe regulacje UE i nikt w firmie nie wie, co zrobić.
AI Act, NIS2 – kolejne obowiązki wchodzą w życie, a Twój zespół nie wie, czy i w jakim zakresie ich dotyczą. Brak świadomości obowiązku nie zwalnia z odpowiedzialności, a kary za naruszenie regulacji unijnych bywają realne i wysokie.
Brak spójności między obszarami compliance.
RODO mówi jedno, regulamin pracy drugie, a procedury operacyjne trzecie. Każdy dział działa według własnych zasad. Taka niespójność to luka, którą każda kontrola znajdzie jako pierwszą.
Audyt zewnętrzny i nagle okazuje się, że dokumentacji nie ma.
Klient korporacyjny, inwestor lub organ regulacyjny prosi o dokumentację compliance, a wychodzi na jaw, że część procedur nigdy nie powstała, część jest nieaktualna, a części nikt nie potrafi znaleźć. Brak gotowości audytowej nie tylko naraża na kary – blokuje biznes.
Pracownicy, którzy nie znają procedur.
Compliance bez wdrożenia to martwe zapisy. Pracownicy postępują według własnego uznania, bo nikt ich nie przeszkolił z obowiązujących zasad. Jedno nieświadome działanie potrafi uruchomić lawinę konsekwencji.
Ponad 200 audytów w polskich spółkach. Wiemy, gdzie leżą problemy.
Pokazujemy organizacjom, że compliance może być akceleratorem rozmów z inwestorami, klientami korporacyjnymi i partnerami z UE – a nie kosztem, który trzeba uzasadniać w budżecie. Dobrze poukładana zgodność staje się argumentem sprzedażowym.
Znamy wzorce, wiemy, gdzie szukać ryzyk, zanim staną się Twoim kłopotem.
Compliance, które działa w praktyce.
Nie dostarczamy dokumentów do szuflady. Budujemy procesy i procedury compliance, które Twój zespół rozumie i faktycznie stosuje. Dokumentacja ma odzwierciedlać rzeczywistość Twojej organizacji. Nie kończymy na stworzeniu dokumentów – pomagamy wdrożyć je w codzienną działalność. Dopasowujemy procedury do struktury firmy, wspieramy podczas wdrożenia i szkolimy osoby odpowiedzialne za ich stosowanie.
Monitorujemy zmiany i informujemy z wyprzedzeniem.
Śledzenie zmian w przepisach prawa krajowego i regulacjach unijnych to nasza praca, nie Twoja. Informujemy Cię o nadchodzących obowiązkach z wyprzedzeniem, z konkretnym wskazaniem, co musisz wdrożyć i w jakim terminie.
Znamy regulacje unijne i ich praktyczne zastosowanie.
RODO, AI Act, NIS2 – śledzimy zmiany i przekładamy je na konkretne obowiązki i działania. O nowych regulacjach nie powinieneś dowiadywać się podczas kontroli organu nadzorczego ani z pytań klienta.
Mówimy językiem biznesu, nie przepisów.
Tłumaczymy skomplikowane wymogi regulacyjne na konkretne działania i procedury. Prawo compliance tłumaczymy tak, żebyś wiedział, co musisz wdrożyć, kiedy i dlaczego – bez czekania na wyjaśnienie, co oznacza dany paragraf.
Reagujemy tego samego dnia.
Odpowiadamy zawsze w dniu kontaktu. Stałe doradztwo compliance w formie abonamentu daje średni czas realizacji zlecenia na poziomie 36 godzin, niezależnie od tego, czy chodzi o aktualizację procedury, czy o analizę nowych wymogów.
Audyt zgodności i analiza ryzyka
Przeprowadzimy kompleksowy audyt compliance Twojej organizacji z obowiązującymi przepisami prawa krajowego i regulacjami unijnymi. Identyfikujemy luki, oceniamy ryzyko prawne i przedstawiamy plan działania z priorytetami dla obszarów wymagających natychmiastowej reakcji, zanim zajmie się nimi kontrola z urzędu, klient lub kontrahent. Opracujemy lub zaktualizujemy regulaminy i procedury compliance dopasowane do struktury i realnych procesów Twojej organizacji.
przykładowe wdrożenia compliance
Zgodność z RODO.
Wdrożenie, audyt, aktualizacja dokumentacji, outsourcing IOD – kompleksowa obsługa RODO dla organizacji na każdym etapie rozwoju. Więcej szczegółów znajdziesz na zakładce RODO.
Zgodność z AI Act.
Klasyfikacja systemów AI, ocena obowiązków, wdrożenie wymaganej dokumentacji i procedur. Pełna obsługa AI Act i RODO dla wdrożeń AI – szczegóły na zakładce Prawo w AI.
Zgodność z NIS2.
Klasyfikacja podmiotu (ważny lub kluczowy), analiza luk, wdrożenie środków zarządzania ryzykiem oraz procedur reagowania na incydenty – zgodnie z dyrektywą NIS2 i transponującymi ją przepisami krajowymi, czyli ustawą o KSC.
Zgodność z AML.
Jeśli Twoja firma jest instytucją obowiązaną, obowiązki AML stają się częścią compliance. Procedurę wewnętrzną, ocenę ryzyka, szkolenia i wyznaczenie koordynatora prowadzimy w ramach wdrożenia AML.
Standardy ochrony małoletnich.
Obowiązek dotyczy działalności oświatowej, opiekuńczej, wychowawczej, religijnej, artystycznej, medycznej, rekreacyjnej i sportowej oraz usług hotelarskich i turystycznych świadczonych małoletnim. Sprawdzimy zakres obowiązku, przeprowadzimy analizę luk i wdrożymy pełne standardy: politykę, procedury interwencji, zasady rekrutacji personelu i szkolenia zespołu.
Szkolenia dla zespołu i kadry zarządzającej.
Przeszkolimy pracowników i kadrę zarządzającą z obowiązujących procedur i wymogów compliance, dopasowanych do Twojej branży i specyfiki organizacji. Compliance działa tylko wtedy, gdy ludzie wiedzą, co robić i dlaczego.
Bieżące doradztwo.
Pytania z zakresu compliance pojawiają się w codziennej działalności i wtedy jesteśmy do dyspozycji. Nie masz pewności, czy dane działanie jest zgodne z przepisami albo jak zareagować na nowy wymóg regulacyjny? Umów się na konsultację – odpowiemy konkretnie i bez zbędnej zwłoki.
Dla kogo jest compliance
Compliance to warunek wejścia wszędzie tam, gdzie po drugiej stronie stołu siada duży podmiot. Najczęściej pracujemy z firmami, które:
- współpracują lub chcą współpracować z klientami korporacyjnymi i podmiotami o statusie dużego przedsiębiorcy,
- przygotowują się do rozmów z inwestorem lub do due diligence,
- podlegają pod RODO, AI Act, NIS2, AML lub standardy ochrony małoletnich,
- rosną szybciej niż ich dokumentacja i procedury,
- działają w kilku obszarach regulacyjnych naraz i potrzebują spójności między nimi.
Nie wiesz, które regulacje dotyczą akurat Ciebie? To pierwsze, co ustalimy, zanim cokolwiek wdrożymy.
co grozi za brak compliance
Compliance to nie jeden przepis, lecz kilka reżimów naraz, a każdy ma własne, wysokie kary. Reakcja po fakcie kosztuje więcej niż wdrożenie z wyprzedzeniem.
RODO
do 20 mln €
lub 4 procent rocznego światowego obrotu za najpoważniejsze naruszenia oraz do 10 000 000 euro lub 2 procent obrotu za pozostałe.
AI Act
do 35 mln €
lub 7 procent obrotu za zakazane praktyki, niżej za pozostałe naruszenia - do 15 000 000 euro lub do 7 500 000 euro.
NIS2 i ustawa o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa
do 10 mln €
lub 2 procent obrotu dla podmiotu kluczowego oraz do 7 000 000 euro lub 1,4 procent dla podmiotu ważnego.
AML
do 5 mln €
lub 10 procent obrotu.
Najczęstsze pytania o compliance
Czym właściwie jest compliance?
To ciągły proces zarządzania zgodnością z prawem krajowym i regulacjami unijnymi, a nie jednorazowy projekt. Obejmuje aktualną dokumentację, przeszkolony zespół i monitorowanie zmian w przepisach, zanim staną się Twoim problemem.
Mam już procedury, czy to wystarczy?
Same praktyki compliance na papierze nie wystarczą – liczy się to, czy są aktualne, czy zespół je stosuje i czy ktoś monitoruje zmiany w przepisach, które mogą je unieważnić.
Skąd mam wiedzieć, które regulacje mnie dotyczą?
Od tego zaczynamy. Audyt zgodności pokazuje, pod jakie reżimy podlegasz, gdzie są luki i co wdrożyć w pierwszej kolejności. Najczęściej w grę wchodzą RODO, AI Act lub AML.
Czy compliance to tylko koszt?
Nie. Dobrze poukładana zgodność przyspiesza rozmowy z inwestorami, klientami korporacyjnymi i partnerami z UE. Twoja zgodność staje się argumentem sprzedażowym, a nie pozycją do uzasadniania w budżecie.
Kto odpowiada za brak compliance w firmie?
W spółce z o.o. za brak compliance w firmie odpowiada w pierwszej kolejności zarząd. Zakres tej odpowiedzialności zarządu w spółce z o.o. obejmuje między innymi decyzje o wdrożeniu procedur i nadzorze nad ich przestrzeganiem.
Jak szybko reagujecie?
Odpowiadamy w dniu kontaktu. Dla klientów abonamentowych aktualizacja procedury, analiza nowych wymogów czy doradztwo to średnio 36 godzin.
pojęcia compliance w skrócie
- Compliance - ciągły proces zapewniania zgodności organizacji z przepisami prawa krajowego i regulacjami unijnymi.
- Audyt zgodności - przegląd organizacji pod kątem obowiązujących przepisów, który identyfikuje luki i ocenia ryzyko prawne.
- Analiza luk - porównanie stanu faktycznego z wymogami przepisów, pokazujące, czego brakuje i co trzeba wdrożyć.
- Gotowość audytowa - stan, w którym dokumentacja jest kompletna, aktualna i dostępna od ręki, gdy poprosi o nią klient, inwestor lub organ.
- Podmiot kluczowy i podmiot ważny - kategorie z NIS2 i ustawy o KSC, które decydują o zakresie obowiązków i wysokości kar.
- Due diligence - badanie firmy przez inwestora lub kontrahenta przed transakcją, w którym compliance jest jednym z pierwszych sprawdzanych obszarów.
Raport z audytu to dla nas dopiero punkt wyjścia. KPCM jako kancelaria zajmująca się compliance dba o to, aby procedury chroniły organizację i ewoluowały w tempie jej rozwoju. Dostosowujemy wewnętrzne zasady do każdego nowego kroku biznesowego oraz zmieniającego się otoczenia prawnego, od razu pokazując zespołowi, jak stosować je w codziennej pracy. Przejmujemy również inicjatywę w sytuacjach nieplanowanych, na bieżąco obsługując nagłe zapytania regulacyjne oraz rygorystyczne wymagania stawiane przez rynkowych partnerów czy inwestorów. Dzięki temu firmowa dokumentacja nie trafia na półkę, lecz stanowi solidny i zawsze aktualny fundament bezpiecznego skalowania Twojego biznesu.