Praca zdalna przestała być rozwiązaniem nadzwyczajnym, a stała się jedną z trwałych form organizacji zatrudnienia. Nie oznacza to jednak pełnej swobody po stronie pracodawcy ani pracownika. Kodeks pracy bardzo precyzyjnie określa, czym jest praca zdalna, w jaki sposób można ją wprowadzić oraz kiedy pracodawca może polecić jej wykonywanie jednostronnie. Kluczowe znaczenie mają tu Art. 67¹⁸, Art. 67¹⁹ i Art. 67²⁰ Kodeksu pracy. To właśnie te przepisy tworzą podstawowy szkielet prawny pracy całkowicie zdalnej oraz pracy częściowo zdalnej, czyli hybrydowej.
W praktyce największe znaczenie ma zrozumienie trzech poziomów regulacji. Pierwszy dotyczy samej definicji pracy zdalnej i tego, co odróżnia ją od zwykłego wykonywania obowiązków poza biurem. Drugi obejmuje zasady jej wprowadzania u danego pracodawcy, a więc rolę porozumienia ze związkami zawodowymi albo regulaminu pracy zdalnej. Trzeci dotyczy relacji indywidualnej, czyli tego, kiedy strony mogą uzgodnić pracę zdalną przy zawieraniu umowy albo już w trakcie zatrudnienia, a także kiedy pracodawca może wydać wiążące polecenie pracy zdalnej bez zgody pracownika.
Spis treści
Czym jest praca zdalna w rozumieniu Kodeksu pracy
Art. 67¹⁸ § 1 Kodeksu pracy stanowi, że praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Z tej definicji wynikają trzy elementy istotne. Po pierwsze, praca zdalna może mieć charakter pełny albo częściowy. Po drugie, miejsce jej wykonywania wskazuje pracownik, ale nie samodzielnie – musi ono być każdorazowo uzgodnione z pracodawcą. Po trzecie, ustawodawca nie ogranicza pracy zdalnej wyłącznie do domu pracownika, choć adres zamieszkania jest najbardziej typowym przykładem.
To oznacza, że praca hybrydowa mieści się wprost w definicji kodeksowej. Jeżeli pracownik wykonuje część obowiązków w zakładzie pracy, a część w miejscu uzgodnionym z pracodawcą, nadal mamy do czynienia z pracą zdalną w rozumieniu ustawy. Nie trzeba więc szukać dla modelu hybrydowego osobnej podstawy prawnej. Jest on po prostu jedną z odmian pracy zdalnej częściowej.
Ważne jest również to, że definicja nie pozwala utożsamiać pracy zdalnej z całkowicie dowolnym wykonywaniem pracy z dowolnego miejsca. Pracownik nie może samodzielnie zmieniać lokalizacji wykonywania pracy, jeżeli nie zostało to zaakceptowane w ramach ustalonego modelu wykonywania obowiązków.
Praca zdalna całkowita i częściowa
W języku praktyki kadrowej najczęściej mówi się o pracy zdalnej całkowitej oraz pracy hybrydowej. Praca całkowicie zdalna oznacza, że obowiązki są wykonywane poza zakładem pracy w pełnym zakresie, w miejscu uzgodnionym z pracodawcą. Praca częściowo zdalna polega natomiast na łączeniu obecności w zakładzie pracy z wykonywaniem obowiązków poza nim. Kodeks pracy nie tworzy osobnej, rozbudowanej definicji hybrydy, ponieważ obejmuje ją już sformułowanie „całkowicie lub częściowo”.
Z punktu widzenia prawa pracy istotniejsze od samej nazwy modelu jest to, czy zasady jego stosowania zostały prawidłowo ustalone. Nawet jeżeli firma w praktyce stosuje model dwa dni z domu i trzy dni z biura, nadal musi osadzić ten model w jednej z dopuszczalnych przez ustawę podstaw: w porozumieniu, regulaminie albo indywidualnym uzgodnieniu między stronami.
Jak wprowadza się pracę zdalną na poziomie zakładu pracy
Art. 67²⁰ Kodeksu pracy reguluje zakładowy sposób określania zasad wykonywania pracy zdalnej. Co do zasady zasady te ustala się w zakładowym układzie zbiorowym pracy albo w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową. Jeżeli u pracodawcy działa więcej niż jedna organizacja związkowa, porozumienie zawiera się z tymi organizacjami. Jeżeli zawarcie porozumienia nie jest możliwe w ustawowym terminie, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie, uwzględniając ustalenia podjęte w toku uzgadniania porozumienia. Gdy u pracodawcy nie działają związki zawodowe, regulamin ustala się po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w przyjętym u danego pracodawcy trybie.
To rozwiązanie ma duże znaczenie systemowe. Ustawodawca nie chciał, aby praca zdalna była wdrażana wyłącznie przez jednostronne, doraźne decyzje pracodawcy. W założeniu ma ona być osadzona w wewnętrznych regułach organizacyjnych zakładu pracy. Dzięki temu z góry wiadomo, kto może pracować zdalnie, w jakich warunkach, z jakiego miejsca, według jakich zasad kontaktu z pracodawcą i jak dokumentowane jest wykonywanie pracy. Sama treść regulaminu wykracza wprawdzie poza Art. 67¹⁸–67²⁰, ale już na tym etapie widać, że praca zdalna nie jest zwykłym ustnym ustaleniem, lecz konstrukcją wymagającą formalnego osadzenia w organizacji pracy.
Porozumienie ze związkami zawodowymi
Jeżeli u pracodawcy działają zakładowe organizacje związkowe, punktem wyjścia jest porozumienie. Taki model wzmacnia partycypację strony pracowniczej w ustalaniu zasad pracy zdalnej. Ma to szczególne znaczenie w większych organizacjach, w których praca zdalna wpływa na sposób zarządzania, organizację czasu pracy, dostępność pracowników i standardy komunikacji. Porozumienie nie jest tylko dodatkiem technicznym. Jest podstawowym instrumentem ustalenia zasad wykonywania pracy zdalnej na poziomie zakładu pracy.
Jeżeli porozumienie nie zostanie zawarte, ustawodawca nie blokuje jednak możliwości wdrożenia pracy zdalnej. Pozwala pracodawcy przejść do regulaminu, ale dopiero po przeprowadzeniu przewidzianej procedury uzgodnieniowej. To istotne, ponieważ pokazuje, że ustawowy model preferuje uzgodnienie zbiorowe, lecz dopuszcza rozwiązanie zastępcze, aby firma nie była sparaliżowana brakiem konsensusu.
Regulamin pracy zdalnej
Regulamin staje się podstawowym narzędziem w dwóch sytuacjach: gdy nie udało się zawrzeć porozumienia ze związkami zawodowymi w przewidzianym czasie oraz gdy u pracodawcy nie działają związki zawodowe. W pierwszym przypadku regulamin uwzględnia ustalenia poczynione w toku negocjacji. W drugim powinien zostać poprzedzony konsultacją z przedstawicielami pracowników.
Z perspektywy praktycznej regulamin jest dokumentem, który porządkuje codzienne funkcjonowanie pracy zdalnej w firmie. To on zwykle rozstrzyga, czy dana grupa stanowisk może wykonywać pracę zdalną, czy ma ona charakter pełny, czy częściowy, jak wygląda uzgadnianie miejsca jej wykonywania i jakie obowiązki organizacyjne spoczywają na pracowniku. Bez takiego dokumentu łatwo o chaos, nierówne traktowanie poszczególnych pracowników i trudności dowodowe w razie sporu. Sam Kodeks pracy buduje więc wyraźne pierwszeństwo dla uporządkowania zasad na poziomie zakładowym.
Jak uzgadnia się pracę zdalną na poziomie indywidualnym
Art. 67¹⁹ § 1 Kodeksu pracy przewiduje, że uzgodnienie między stronami dotyczące wykonywania pracy zdalnej może nastąpić zarówno przy zawieraniu umowy o pracę, jak i w trakcie zatrudnienia. To bardzo istotne, ponieważ oznacza, że praca zdalna nie musi być od razu wpisana do pierwotnej umowy. Może zostać uzgodniona także później, gdy zmienią się potrzeby organizacyjne firmy albo sytuacja pracownika.
W praktyce mamy więc dwa podstawowe warianty. Pierwszy polega na tym, że już przy podpisywaniu umowy strony ustalają, że praca będzie wykonywana całkowicie albo częściowo zdalnie. Drugi polega na późniejszym uzgodnieniu takiej formy pracy już w toku zatrudnienia. W obu przypadkach punktem wyjścia jest zgodne stanowisko obu stron, ponieważ standardowy model pracy zdalnej opiera się na uzgodnieniu, a nie na jednostronnej decyzji jednej ze stron.
To ważne również z punktu widzenia konstrukcji miejsca pracy. Skoro Art. 67¹⁸ mówi o miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, to praca zdalna zawsze zakłada element porozumienia. Nie jest zgodne z ustawą ani jednostronne narzucenie przez pracownika pracy z domu, ani swobodne wysłanie pracownika do domu przez pracodawcę poza przypadkami wyraźnie przewidzianymi w ustawie.
Wprowadzenie pracy zdalnej
Wprowadzenie pracy zdalnej przy zawieraniu umowy o pracę
Jeżeli strony od początku zakładają wykonywanie pracy zdalnej, odpowiednie ustalenie może nastąpić już przy zawieraniu umowy o pracę. To rozwiązanie jest najprostsze organizacyjnie, ponieważ od pierwszego dnia zatrudnienia wiadomo, w jakim modelu praca będzie wykonywana. Pozwala to uniknąć późniejszych zmian organizacyjnych i sporów co do tego, czy przejście na pracę zdalną wymaga dodatkowego uzgodnienia.
Wprowadzenie pracy zdalnej w trakcie zatrudnienia
Jeżeli praca zdalna ma zostać wprowadzona później, Art. 67¹⁹ dopuszcza jej uzgodnienie także w trakcie trwania stosunku pracy. W praktyce najczęściej ma to miejsce wtedy, gdy firma zmienia model organizacyjny albo gdy pracownik składa wniosek o pracę zdalną i pracodawca wyraża zgodę. Nadal nie jest to jednak uprawnienie pracownika w każdej sytuacji. Zasadą pozostaje uzgodnienie.
Kiedy pracodawca może polecić pracę zdalną jednostronnie
Najważniejszy wyjątek od zasady uzgodnienia wynika z Art. 67¹⁹ § 3 Kodeksu pracy. Zgodnie z tym przepisem praca zdalna może być wykonywana na polecenie pracodawcy w dwóch sytuacjach. Po pierwsze, w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu. Po drugie, w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej. Dodatkowym warunkiem jest złożenie przez pracownika bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenia, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.
To bardzo ważny przepis, bo pokazuje, że jednostronne polecenie pracy zdalnej ma charakter wyjątkowy. Nie może być stosowane dowolnie ani jako zwykłe narzędzie wygody organizacyjnej. Ustawodawca wyraźnie ograniczył je do sytuacji nadzwyczajnych lub awaryjnych. Klasycznym przykładem będzie zagrożenie epidemiczne albo nagła niemożność bezpiecznego korzystania z dotychczasowego miejsca pracy z powodu awarii, katastrofy, uszkodzenia infrastruktury czy innego zdarzenia o charakterze siły wyższej.
Nie wystarcza przy tym sama decyzja pracodawcy. Konieczne jest jeszcze uprzednie oświadczenie pracownika, że dysponuje warunkami lokalowymi i technicznymi do wykonywania pracy zdalnej. Bez tego jednostronne polecenie nie spełnia ustawowych przesłanek. Oznacza to, że nawet w sytuacji nadzwyczajnej pracodawca nie może abstrahować od realnych możliwości pracownika.
Praca zdalna podlega ustawowym zasadom organizacji pracy
Z analizy Art. 67¹⁸-67²⁰ Kodeksu pracy wynika jasny wniosek: praca zdalna jest dziś normalną, ale ściśle sformalizowaną instytucją prawa pracy. Nie można jej traktować ani jako wyłącznie prywatnego przywileju pracownika, ani jako swobodnego narzędzia zarządczego po stronie pracodawcy. Ustawodawca rozłożył akcenty wyraźnie. Model podstawowy opiera się na uzgodnieniu, model zakładowy wymaga porozumienia albo regulaminu, a model polecenia jednostronnego został ograniczony do wyjątkowych okoliczności.
Właśnie dlatego poprawne wdrożenie pracy zdalnej wymaga czegoś więcej niż samego wpisania do ogłoszenia o pracę hasła „możliwa praca hybrydowa”. Z punktu widzenia zgodności z prawem trzeba odpowiedzieć na pytanie, na jakiej podstawie dana forma pracy została wprowadzona, kto ją uzgodnił, jakie miejsce wykonywania pracy zaakceptowano i czy pracodawca działa w ramach zwykłego modelu uzgodnienia, czy też korzysta z wyjątkowego polecenia przewidzianego przez ustawę.
Podsumowanie
Praca zdalna stała się trwałym elementem współczesnych relacji pracowniczych, ale jej stosowanie nie zostało pozostawione swobodnym decyzjom stron. Jest to forma organizacji pracy, która wymaga wyraźnego osadzenia w przepisach, odpowiedniego sposobu wprowadzenia oraz zachowania zasad przewidzianych dla danego zakładu pracy i konkretnego stosunku zatrudnienia. Dotyczy to zarówno pracy wykonywanej całkowicie poza zakładem pracy, jak i modelu częściowo zdalnego, w tym pracy hybrydowej.
Z perspektywy praktycznej najważniejsze jest to, że praca zdalna powinna być traktowana jako rozwiązanie uporządkowane i przewidywalne. Nie może opierać się wyłącznie na bieżących ustaleniach organizacyjnych ani na jednostronnej wygodzie którejkolwiek ze stron. Wymaga jasnych reguł dotyczących sposobu jej wykonywania, miejsca świadczenia pracy oraz podstawy, na jakiej została wprowadzona.
Ostatecznie praca zdalna w prawie pracy nie jest wyjątkiem funkcjonującym na marginesie zatrudnienia, lecz pełnoprawną instytucją ustawową. Jej prawidłowe stosowanie wymaga więc nie tylko znajomości przepisów, ale również starannego ułożenia zasad wewnętrznych i indywidualnych ustaleń w taki sposób, aby model pracy odpowiadał zarówno potrzebom organizacyjnym pracodawcy, jak i wymogom prawa pracy.
